Samochód prywatny do celów służbowych

Czy pracownik może używać auta służbowego do prywatnych celów? Na jakich zasadach powinno się to odbywać i jak powinno zostać uregulowane?

Przepis art. 34a ustawy o transporcie drogowym określa w jaki sposób, używane w celach służbowych mogą być pojazdy prywatne. Okazuje się, że na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy. Ponadto minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów. W tym przypadku uwzględniany jest: rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika.

Jak zawrzeć taką umowę?

Umowa cywilnoprawna na podstawie, której do celów służbowych może być wykorzystywane auto prywatne zawierać powinna:
• postanowienia dotyczące pojazdu, jakiego będzie używał pracownik,
• informację o pojemności skokowej silnika,
• zobowiązanie pracownika do używania prywatnego samochodu do celów służbowych,
• zgoda na powyższe pracodawcy,
• zasady refundacji kosztów ponoszonych przez pracownika,
• okres trwania umowy i sposób jej rozwiązania.

Zwrot kosztów

Zwrot kosztów za użytkowanie przez pracownika auta do celów służbowych może się odbywać w oparciu o miesięczny ryczałt pieniężny, czyli niezależnie od faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów lub w oparciu o kilo metrówkę, czyli o faktycznie przejechane przez pracownika kilometry.

Opodatkowanie

Pamiętajmy, że kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy, bez względu na wysokość tych kwot.

W niektórych sytuacjach zwrot poniesionych przez pracownika kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych jest zwolniony z podatku. Ma to miejsce, gdy samochód prywatny jest wykorzystywany do celów służbowych w jazdach zamiejscowych i to tylko w ramach limitów stawek i kwot określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Drugim przypadkiem jest sytuacja, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów albo możliwość zwrotu kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.

 

Podstawa prawna:

  • ustawa, z dnia 6 września 2001 r., o transporcie drogowym.
  • ustawa, z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeks pracy.
  • rozporządzenie Ministra Infrastruktury, z dnia 25 marca 2002 r.

 

Żaneta Pilarska-Czeluśniak
Żaneta Pilarska-Czeluśniak
Dziennikarz i redaktor, od lat związana z branżą prawniczą i finansową.

więcej porad

Obowiązek meldunkowy – zgłoszenie wymeldowania

Wymeldowania z miejsce pobytu stałego lub czasowego, dokonujemy w organie gminy, właściwym ze względu na dotychczasowe miejsce zamieszkania. Obowiązek ten musimy dochować najpóźniej w dniu opuszczenia naszego miejsca pobytu. Jeżeli jednak zmieniamy miejsce zamieszkania w obrębie Rzeczypospolitej Polski możemy tego dokonać w urzędzie gminy właściwym ze względu na nowe miejsce zamieszkania. Wymeldowanie a pełnomocnictwo Wymeldowania, możemy dokonać tego osobiście, albo możemy również załatwić to przy pomocy pełnomocnika. Zgodnie z art. 33 §1 i §2 kodeksu postępowania cywilnego pełnomocnikiem może być jedynie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Natomiast pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Za osobę nieposiadającą pełnej zdolności do czynności prawnych obowiązek meldunkowy wykonuje jej przedstawiciel ustawowy lub inna osoba sprawująca nad nią faktyczną opiekę. W przypadku obowiązku zgłoszenia wniosku o wymeldowanie osoby zmarłej, dokonać tego należy w urzędzie stanu cywilnego zgodnie z przepisami prawa o aktach stanu cywilnego. Wymeldowanie podczas zameldowania w nowym miejscu Wymeldowania z dotychczasowego miejsca pobytu można dokonać podczas zameldowania w nowym miejscu, wskazując adres dotychczasowego miejsca pobytu, z którego ma nastąpić wymeldowanie lub zgłaszając wyjazd za granicę na pobyt stały, natomiast wyjazd na okres dłuższy niż 6 miesięcy, nawet bez zamiaru stałego pobytu za granicą skutkuje wymeldowaniem z miejsca pobytu czasowego. Z tytułu wymeldowania nie jest pobierana żadna opłata Zgodnie z art. 35 ustawy o ewidencji ludności, organ gminy, właściwy ze względu na położenie nieruchomości, w której zamieszkuje osoba zameldowana, wydaje z urzędu lub na wniosek właściciela lub podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu tego właściciela lub podmiotu, decyzję w sprawie wymeldowania obywatela polskiego, który opuścił miejsce pobytu stałego albo opuścił miejsce pobytu czasowego przed upływem deklarowanego okresu pobytu i nie dopełnił obowiązku wymeldowania się. Opłata obowiązująca przy złożeniu wniosku wynosi 10,00 zł, odwołanie się o decyzji organu I instancji jest już zwolnione od opłaty skarbowej.   [informacja]Podstawa prawna: ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego; ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.[/informacja]  

Wyłączenie odpowiedzialności karnej

Wyłączenie odpowiedzialności karnej może mieć miejsce w wielu okolicznościach określonych w kk. Okoliczności wyłączające bezprawność są to takie okoliczności, w których dany czyn mimo iż wypełnia znamiona przestępstwa, w rzeczywistości nie może za przestępstwo uchodzić, gdyż z mocy samego prawa bądź powszechnej praktyki działanie to uważane jest za zgodne z prawem i zasadami życia społecznego. Wyłączenie odpowiedzialności karnej - okoliczności wyłączające bezprawność Do okoliczności tych zaliczamy: Obronę konieczną - Wyłączenie odpowiedzialności karnej może mieć miejsce zgodnie z art. 25 k.k. A co za tym idzie: nie popełnia przestępstwa ten kto w obronie koniecznej odpiera bezpośredni, bezprawny zamach na jakiekolwiek dobro chronione prawem. Przy czym w razie przekroczenia granic obrony koniecznej, w szczególności gdy sprawca zastosował sposób obrony niewspółmierny do niebezpieczeństwa zamachu, sąd może zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary, a nawet odstąpić od jej wymierzenia. Nie podlega karze także ten, kto przekracza granice obrony koniecznej pod wpływem strachu lub wzburzenia usprawiedliwionych okolicznościami zamachu. Stan wyższej konieczności – na mocy art. 26. nie popełnia przestępstwa osoba która działa w celu uchylenia bezpośredniego niebezpieczeństwa grożącego jakiemukolwiek dobru chronionemu prawem, jeżeli niebezpieczeństwa nie można inaczej uniknąć, a dobro poświęcone przedstawia wartość niższą od dobra ratowanego. Nie popełnia przestępstwa również osoba, która ratując dobro chronione prawem poświęca dobro, które nie przedstawia wartości oczywiście wyższej od dobra ratowanego. Wyjątek stanowi sytuacja w której sprawca sprawca poświęca dobro, które ma szczególny obowiązek chronić nawet z narażeniem się na niebezpieczeństwo osobiste. Natomiast w razie przekroczenia granic stanu wyższej konieczności, sąd może zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary, a nawet odstąpić od jej wymierzenia. Działanie w ramach uprawnień lub obowiązków - nie popełnia przestępstwa ten kto dopuszcza się czynów, w innych warunkach zabronionych realizując ciążący na nim obowiązek urzędowy, zawodowy lub wychowawczy.  Zgoda dysponenta dobrem – Wyłączenie odpowiedzialności karnej ma również miejsce, gdy  osoba, która w ramach zgody dysponenta dobra dopuszcza się czynu, który w innych warunkach jest zabroniony, o ile zgoda dotyczy dobra, którym osoba udzielająca zgody może swobodnie dysponować, zgoda ta jest dobrowolna oraz zgoda istnieje w chwili czynu. Przy tym pokrzywdzony musi być poczytalny, pełnoletni, natomiast zgoda powinna być wyrażona przed dokonaniem działania. Istnieją oczywiste wyjątki od powyższego, m.in. nie można wyrazić zgody na to by ktoś nas zabił, nie można również rozdać całego majątku z pokrzywdzeniem najbliższej rodziny.  Czynności lecznicze – zabiegi lecznicze są legalne o ile stoją w zgodzie z wartościami społecznych, jakimi są życie i zdrowie człowieka. Dodatkowo muszą być spełnione przesłanki, takie jak: prawnie relewantna zgoda pacjenta, leczniczy cel zabiegu oraz przeprowadzony jest zgodnie z zasadami wiedzy i praktyki medycznej.  Dozwolone ryzyko nowatorstwa np. eksperyment medyczny, techniczny, ekonomiczny – zgodnie z art. 27 k.k. nie popełnia przestępstwa, ten kto działa w celu przeprowadzenia eksperymentu poznawczego, medycznego, technicznego lub ekonomicznego, jeżeli spodziewana korzyść ma istotne znaczenie poznawcze, medyczne lub gospodarcze, a oczekiwanie jej osiągnięcia, celowość oraz sposób przeprowadzenia eksperymentu są zasadne w świetle aktualnego stanu wiedzy, Eksperyment jest niedopuszczalny bez zgody uczestnika, na którym jest przeprowadzany, należycie poinformowanego o spodziewanych korzyściach i grożących mu ujemnych skutkach oraz prawdopodobieństwie ich powstania, jak również o możliwości odstąpienia od udziału w eksperymencie na każdym jego etapie. Uprawianie sportu – przyjmuje się zwyczajowo, że odpowiedzialność sportowca za wypadki w sporcie jest wyłączona wówczas, gdy skutki są następstwem działania które zostało podjęte wyłącznie w celu sportowym, przy czym nie mogło ono naruszać reguł danej dyscypliny sportowej. Dodatkowo ważna jest również zgoda zawodnika oraz współzawodników na wzięcie udziału we współzawodnictwie sportowym. Okoliczności wyłączające winę to takie okoliczności , w przypadku których czyn jest dokonany bezprawne, jednakże nie możemy uznać go za przestępstwo ze względu na brak zawinienia przez sprawcę. Wyłączenie odpowiedzialności karnej - okoliczności wyłączające winę Do okoliczności tych zaliczamy: Błąd co do faktu – przepis art. 28 k.k. stwierdza, iż nie popełnia przestępstwa, osoba która pozostaje w usprawiedliwionym błędzie co do okoliczności stanowiącej znamię czynu zabronionego. Pamiętać należy również, że odpowiada na podstawie przepisu przewidującego łagodniejszą odpowiedzialność sprawca, który dopuszcza się czynu w usprawiedliwionym błędnym przekonaniu, że zachodzi okoliczność stanowiąca znamię czynu zabronionego, od której taka łagodniejsza odpowiedzialność zależy. Błąd co do okoliczności wyłączającej odpowiedzialność - zgodnie z art. 29 k.k. nie popełnia przestępstwa, ten kto dopuszcza się czynu zabronionego w usprawiedliwionym błędnym przekonaniu, że zachodzi okoliczność wyłączająca bezprawność albo winę, jeżeli natomiast błąd sprawcy jest nieusprawiedliwiony, sąd może zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary.  Nieświadomość bezprawności czynu – art. 30 k.k. stanowi, że nie popełnia przestępstwa, osoba która dopuszcza się czynu zabronionego w usprawiedliwionej nieświadomości jego bezprawności. W przypadku jeżeli błąd sprawcy jest nieusprawiedliwiony, sąd może zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary.  Niepoczytalność – na podstawie art. 31 k.k. nie popełnia przestępstwa, ten kto z powodu choroby psychicznej, upośledzenia umysłowego lub innego zakłócenia czynności psychicznych, nie mógł w czasie czynu rozpoznać jego znaczenia lub pokierować swoim postępowaniem. Jeżeli natomiast w czasie popełnienia przestępstwa zdolność rozpoznania znaczenia czynu lub kierowania postępowaniem była w znacznym stopniu ograniczona, sąd może zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary. nie stosuje się powyższych reguł, jeżeli sprawca wprawił się w stan nietrzeźwości lub odurzenia powodujący wyłączenie lub ograniczenie poczytalności, które przewidywał albo mógł przewidzieć. [rada]Pamiętajmy, że wyłączenie odpowiedzialności karnej oznacza brak wszczęcia postępowania, a jeśli  zostało ono wszczęte zostaje umorzone.  W toku postępowania sądowego Sąd wówczas wydaje co do zasady wyrok uniewinniający.[/rada]   [informacja]Podstawa prawna: ustawa z dnia 6 czerwca 1997 rok – Kodeks karny.[/informacja]