Jak napisać do firmy o sponsoring – wzór listu

Jak napisać do firmy o sponsoring? To pytanie, które zadają sobie osoby po raz pierwszy przygotowujące pismo o wsparcie finansowe. Warto pamiętać, że taki dokument ma w głównej mierze przedstawiać cele proszącego o wsparcie, a także wyliczać korzyści, jakie z udzielenia takiej pomocy czerpać będzie sponsor.

Jak powinna wyglądać oficjalna prośba o wsparcie finansowe do sponsora i jakie informacje należy w takim piśmie umieścić?

Aby maksymalnie uprościć Ci sporządzenie takiego pisma i odciążyć cię od konieczności spełnienia wszystkich formalnych wymogów przy konstruowaniu dokumentu – opracowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór listu do sponsora, który pobierzesz powyżej.

Jakich branży dotyczy sponsoring i na czym polega?

Sponsoring to umowa partnerska, na której korzystają oba podmioty. Sponsor przekazuje sponsorowanemu potrzebne wsparcie – środki finansowe lub materialne, niezbędne do realizacji konkretnego celu. Natomiast sponsorowany oferuje mu w zamian swój potencjał komercyjny, dzięki czemu jego firma może wypromować się, budując pozytywny wizerunek marki.

Sponsorowanie podmiotu potrzebującego takiej formy pomocy jest rozwiązaniem szczególnie popularnym wśród dużych marek, dbających o swój wizerunek w oczach potencjalnych klientów.

Przedsiębiorca, którego stać na taką inwestycję, będzie zwracał uwagę na to, czy wartości jego firmy pokrywają się z tymi, które reprezentuje sobą sponsorowany. W ramach umowy sponsorskiej firma będzie bowiem kojarzona z daną inicjatywą czy osobą i jej projektem.

Sponsoring znajduje zastosowanie w wielu różnych dziedzinach życia społecznego. Najczęściej listy sponsorskie przygotowują jednak przedstawiciele świata sportu, kultury, sztuki, nauki czy ekologii. Sponsorowanie może dotyczyć też sfery społecznej, oświaty i ochrony zdrowia.

Jak zdobyć sponsora?

Aby uzyskać wsparcie finansowe lub materialne, należy przygotować pismo o sponsoring, skierowane do konkretnego podmiotu. Z prośbą o sponsoring najczęściej występuje się do organizacji non profit czy korporacji.

W większości przypadków wystarczy przejrzeć historię potencjalnego sponsora, aby upewnić się, czy widnieją w niej ślady podobnych darowizn. Na inwestowanie w sponsoring stać przede wszystkim duże firmy, ale niekiedy sponsorami zostają także osoby prywatne dysponujące dużym kapitałem.

List do sponsora o wsparcie finansowe powinien zostać rozpatrzony pozytywnie, jeśli trafi do podmiotu znajdującego się w dobrej sytuacji ekonomicznej. Warto zasięgnąć więc stosownych informacji na ten temat, zanim skierujemy prośbę o sponsoring do firmy, która sama ma w danym momencie problemy finansowe.

Obowiązkowe elementy pisma o sponsoring

Jak napisać podanie o sponsoring? Choć nie istnieje żaden odgórnie narzucony wzór takiego pisma, to warto pamiętać, że w dokumencie zawsze muszą znaleźć się trzy obowiązkowe elementy, w tym:

• opis prośby – wskazanie, czego oczekuje od sponsora sponsorowany w ramach udzielonego wsparcia,
• opis sposobu wykorzystania otrzymanego wsparcia – zarówno w przypadku pieniędzy, jak i produktów (materiałów),
• opis korzyści – co zyska sponsor w ramach umowy sponsorskiej.

Zanim sponsorowany wyjaśni, co chciałby otrzymać od sponsora, powinien pokrótce przedstawić swoją działalność, plany, cele, inicjatywy czy dotychczasowe sukcesy. Ma to na celu zobrazować misję sponsorowanego i wyjaśnić, na jakie cele przeznaczone zostaną fundusze.

Ta część listu sponsorskiego często okazuje się znacznie ważniejsza, niż opis korzyści dla sponsora. Początkowy fragment pisma decyduje bowiem o tym, czy prośba przyciągnie uwagę, wzbudzi emocje i skłoni adresata do udzielenia pomocy.

Jak napisać prośbę o sponsoring?

Wiele osób zastanawia się, jak napisać do firmy o sponsoring, aby zwiększyć swoje szanse na pozytywną odpowiedź sponsora. Kluczowe jest w tym przypadku przygotowanie pisma, które będzie osobiste i szczere, a przy tym zwięzłe i konkretne. Dokument powinien mieć charakter emocjonalny, ale nie agresywny czy żebrzący. Dobrze również, jeśli uwzględnia przykłady i prawdziwe historie, zamiast ogólników.

Jeśli sponsorowany opisuje siebie jako podmiot potrzebujący wsparcia, to powinien:

• krótko opisać swoją organizację czy swoją osobę,
• opisać korzyści ze swojej działalności,
• podać przykłady swoich działań i osiągnięć,
• wyjaśnić cele działalności, jej perspektywy, wskazać komu ma pomóc i w jaki sposób.

Taka sama zwięzła i rzeczowa forma tekstu wskazana jest przy fragmencie dotyczącym potrzeb sponsorowanego. Zamiast ogólnej prośby o gotówkę czy materiały, w piśmie warto określić konkretną sumę potrzebnych środków lub rodzaj i ilość niezbędnych produktów.

Najważniejszą zasadą jest jednak przygotowywanie prośby z myślą o tym, aby zawrzeć jak najwięcej informacji w jak najkrótszym liście, ponieważ sponsorzy, którzy otrzymują takich pism setki, a nawet tysiące, nie poświęcają zbyt wiele czasu na dokładne zapoznanie się z każdą tego typu wiadomością.

Jakie korzyści można zaproponować sponsorowi za pomoc finansową?

Pismo o wsparcie finansowe zawsze wylicza korzyści, na jakie może liczyć sponsor, jeśli zgodzi się udzielić pomocy sponsorowanemu. Korzyści te mają związek z pozytywnym obrazem marki, ze zwiększaniem jej popularności i renomy wśród potencjalnych klientów.

W sponsoringu chodzi przede wszystkim o to, by nazwa i logo sponsora kojarzyły się ze wspieraną działalnością, która powinna w jakimś stopniu wiązać się z misją, celami czy wartościami firmy.

Poza odpisami podatkowymi większość korzyści dla sponsora to korzyści niematerialne, czyli między innymi:

• podziękowania wygłoszone w trakcie wydarzenia,
• informacje o sponsorze, np. w mediach społecznościowych,
• udział przedstawicieli firmy w wydarzeniach,
• wzmianki o sponsorze, np. w tekście książki,
• logo i nazwa firmy umieszczone w widocznych miejscach, np. na koszulkach graczy,
• dyplom z podziękowaniami,
• pierwszeństwo lub wyłączność do relacjonowania zdarzenia, wykonywania zdjęć i ich publikowania.

Kilka słów na koniec

Aby wystosować do potencjalnego sponsora list, w którym poprosimy o finansowe wsparcie, należy wpierw dobrze przemyśleć profity, jakie sponsor może zyskać, nawiązując z nami współpracę. W pierwszej kolejności warto grzecznościowo opisać nasze przedsięwzięcie, proponując firmie konkretne korzyści, np.:

• ocieplenie wizerunku firmy,
• umieszczenie logo sponsora na produktach, czy eventach,
• umieszczenie logo firmy na koszulkach sportowców,
• zamieszczenie informacji o sponsorze w internecie, social mediach itp.
• możesz zaproponować też darmowe bilety,
• itd.

Pisząc list sponsorski, który jest spójny i uwzględnia korzyści, jakie odniesie firma sponsorująca, mamy o wiele większe szanse na pozytywne rozpatrzenie naszej prośby. Aby więc uprościć Ci uzyskanie wsparcia sponsora, przygotowaliśmy gotowy wzór listu sponsorskiego, który pobierzesz na samej górze.

Polecane wzory pism:

• Pismo do sponsora o wsparcie imprezy wzór
• Podziękowanie dla sponsora wzór
• Pismo do sponsora wzór
• Pismo do sponsora o wsparcie finansowe wzór
• Prośba o sponsoring dla szkoły wzór

Grzegorz Szwaciński

Jesteśmy legalnie działającą firmą, dane firmy to: Grzegorz Szwaciński, NIP: 665-259-59-85, REGON: 369166329, ul. Energetyka 2/18, 62-510 Konin.