Artykuł 94 pkt 9a ustawy - Kodeks pracy (dalej k.p.) nakłada na pracodawcę obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem dla każdego pracownika. Co więcej, zgodnie z praktyką Państwowej Inspekcji Pracy, akta osobowe prowadzić powinien również pracodawca (przedsiębiorca) dla samego siebie.
Szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych pracowników zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
Zgodnie z powyższym rozporządzeniem akta osobowe powinny składać się z trzech części:
Część A – dotyczy dokumentacji zgromadzonej w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie;
Część B – dotyczy dokumentacji dotyczącej nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
Część C – dotyczy dokumentacji związanej z ustaniem zatrudnienia pracownika.
Część A – w tej części kompletować będziemy takie dokumenty jak:
- kwestionariusz osobowy pracownika;
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy pracownika;
- świadectwa ukończenia szkoły, studiów oraz szkoleń – w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia oraz kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania oferowanej pracy;
- orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
- inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Część B – tutaj trafią dokumenty:
- umowa o pracę;
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;
- pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową;
- oświadczenie pracownika będącego rodzicem o zamiarze lub jego braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14;
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu bądź rozliczenia;
- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
- oświadczeń dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagród lub wyróżnień oraz wymierzeniem mu kary porządkowej;
- pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego;
- dokumenty dotyczące obniżenia pracownikowi wymiaru czasu pracy;
- orzeczenia lekarskie wydanych w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi;
- umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
- kopia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
Część C – w tej części należy umieścić dokumentację związaną z:
- wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę;
- wydaniem świadectwa pracy;
- obowiązkiem wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy;
- dokonaniem czynności dotyczących zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
- umowami o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli pracodawca zawarł taką umowę z pracownikiem.
Podstawa prawna:
- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
Bartosz Piech
Prawnik specjalizujący się w prawie korporacyjnym oraz prawie zamówień publicznych.
więcej porad
Bezpodstawne wzbogacenie
Przepis art. 405 k.c. stanowi, że każdy kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do zwrotu owej korzyści w naturze. Natomiast gdyby to było niemożliwe, do zwrotu jej wartości. Ustawa zobowiązuje do zwrotu korzyści nie tylko bezpośrednio uzyskanej, lecz także wszystkiego, co w razie zbycia, utraty lub uszkodzenia zostało uzyskane w zamian tej korzyści albo jako naprawienie szkody. Kodeks cywilny rozszerza instytucje bezpodstawnego wzbogacenia również na osoby trzecie. Jeżeli ten, kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, rozporządził korzyścią na rzecz osoby trzeciej bezpłatnie, obowiązek wydania korzyści przechodzi na tę osobę trzecią.
Zwrot należności
Osoba zobowiązana do wydania korzyści może żądać zwrotu jedynie nakładów koniecznych i o tyle, o ile nie znalazły pokrycia w użytku, który z nich osiągnął. Natomiast zwrotu innych nakładów może żądać tylko w przypadku jeżeli zwiększyły one wartość korzyści w chwili jej wydania. Osoba zobowiązana może również zabrać te nakłady, przywracając stan poprzedni. Osoba która podczas wykonywania nakładów wiedziała, że korzyść jej się nie należy, może żądać zwrotu nakładów o ile zwiększają wartość korzyści w chwili jej wydania. W przypadku obowiązku zwrotu nakładów, sąd może zamiast wydania korzyści w naturze nakazać zwrot wartości w pieniądzu z odliczeniem wartości nakładów, które żądający byłby obowiązany zwrócić.
Obowiązek wydania korzyści
Zgodnie z normą artykułu 409 k.c. obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa. W przypadku gdy osoba, która korzyść uzyskała, zużyła ją lub utraciła w taki sposób, że nie jest już wzbogacona. Chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją powinna była liczyć się z obowiązkiem zwrotu.
Nie można żądać zwrotu świadczenia w sytuacji, gdy:
Spełniający świadczenie wiedział, że nie był do świadczenia zobowiązany, chyba że spełnienie świadczenia nastąpiło z zastrzeżeniem zwrotu albo w celu uniknięcia przymusu lub w wykonaniu nieważnej czynności prawnej.
Spełnienie świadczenia czyni zadość zasadom współżycia społecznego.
Świadczenie zostało spełnione w celu zadośćuczynienia przedawnionemu roszczeniu.
Świadczenie zostało spełnione, zanim wierzytelność stała się wymagalna.
Sąd może orzec przepadek świadczenia na rzecz Skarbu Państwa, jeżeli świadczenie to zostało świadomie spełnione w zamian za dokonanie czynu zabronionego przez ustawę lub w celu niegodziwym. Jeżeli przedmiot świadczenia został zużyty lub utracony, przepadkowi może ulec jego wartość.
[informacja]Podstawa prawna:
ustawa z dnia 23 czerwca 1964 roku – Kodeks cywilny.[/informacja]
Zameldowanie dziecka nowonarodzonego
Zameldowanie dziecka nowonarodzonego dokonuje z urzędu kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia. Zameldowani to, niezależnie czy na pobyt stały, czy czasowy ma miejsce w chwili sporządzenia aktu urodzenia, w miejscu stałego albo czasowego pobytu rodziców albo tego z rodziców, u którego dziecko faktycznie przebywa.
Co powinno zostać zawarte w takim formularzu meldunkowym?
W formularzu zgłoszenia pobytu stałego zamieszcza się:
• nazwisko i imię (imiona);
• numer PESEL, o ile został nadany;
• datę i miejsce urodzenia;
• kraj urodzenia;
• adres dotychczasowego miejsca pobytu stałego;
• kraj poprzedniego miejsca zamieszkania;
• adres nowego miejsca pobytu stałego;
• podpis właściciela lokalu lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu;
• nazwisko i imię pełnomocnika, o ile został ustanowiony.
[rada]Jeżeli interesuje Cię jakie prawa przysługują na urlopie macierzyńskim to zapraszam tutaj , lub tutaj jeśli interesuje Cię tematyka urlopu rodzicielskiego.[/rada]
[informacja]Podstawa prawna:
ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.[/informacja]
