Akta osobowe w zakładzie pracy

Artykuł 94 pkt 9a ustawy - Kodeks pracy (dalej k.p.) nakłada na pracodawcę obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem dla każdego pracownika. Co więcej, zgodnie z praktyką Państwowej Inspekcji Pracy, akta osobowe prowadzić powinien również pracodawca (przedsiębiorca) dla samego siebie.

Szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych pracowników zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Zgodnie z powyższym rozporządzeniem akta osobowe powinny składać się z trzech części:

 Część A – dotyczy dokumentacji zgromadzonej w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie;
 Część B – dotyczy dokumentacji dotyczącej nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
 Część C – dotyczy dokumentacji związanej z ustaniem zatrudnienia pracownika.

Część A – w tej części kompletować będziemy takie dokumenty jak:

  1. kwestionariusz osobowy pracownika;
  2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy pracownika;
  3. świadectwa ukończenia szkoły, studiów oraz szkoleń – w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia oraz kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania oferowanej pracy;
  4. orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
  5. inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Część B – tutaj trafią dokumenty:

  1. umowa o pracę;
  2. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;
  3. pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową;
  4. oświadczenie pracownika będącego rodzicem o zamiarze lub jego braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14;
  5. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu bądź rozliczenia;
  6. dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
  7. oświadczeń dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
  8. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagród lub wyróżnień oraz wymierzeniem mu kary porządkowej;
  9. pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego;
  10. dokumenty dotyczące obniżenia pracownikowi wymiaru czasu pracy;
  11. orzeczenia lekarskie wydanych w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi;
  12. umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
  13. kopia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.

Część C – w tej części należy umieścić dokumentację związaną z:

  1. wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę;
  2. wydaniem świadectwa pracy;
  3. obowiązkiem wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy;
  4. dokonaniem czynności dotyczących zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
  5. umowami o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli pracodawca zawarł taką umowę z pracownikiem.

 

Podstawa prawna: 

  • ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
Bartosz Piech
Bartosz Piech
Prawnik specjalizujący się w prawie korporacyjnym oraz prawie zamówień publicznych.