Regulamin sklepu internetowego – jak skonstruować go prawidłowo?

W czasach ciągle powracających lockdownów, sprzedaż stacjonarna nie wydaje się dobrym pomysłem. Bardziej atrakcyjny stał się handel internetowy. Brak opłat czynszowych, brak potrzeby zatrudniania personelu, niższy finansowy próg wejścia, czy brak perspektywy zamknięcia interesu z dnia na dzień, przemawiają na korzyść działalności w sieci. Zanim jednak przedsiębiorca zabierze się za tworzenie oferty sklepu, powinien zapoznać się z aktami prawnymi regulującymi świadczenie usług drogą elektroniczną. Zgodnie z ustawodawstwem unijnym i krajowym prowadzenie działalności w Internecie wymaga stworzenia szeregu dokumentów mających za zadanie uporządkować i ustandaryzować ową działalność. Jednym z takich dokumentów jest regulamin sklepu internetowego. Jest on nieodzownym elementem każdego rodzaju handlu prowadzonego na odległość.
Regulamin sklepu internetowego

Każdy przedsiębiorca działający w sieci ma obowiązek sporządzenia regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną. Wynika to wprost z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Nazwa samego dokumentu nie jest istotna, ważna jest treść, a ta musi zawierać minimum informacji wymaganych przez przepisy. Regulamin sklepu internetowego stanowi niejako treść umowy zawieranej z klientem – jest wiążący dla obu stron. Aby więc wystrzec się nieporozumień na linii kupujący – sprzedawca oraz sankcji administracyjnych, regulamin należy konstruować w zgodzie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Regulamin sklepu internetowego jako wzorzec umowny

Przepis art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, stanowi, iż regulamin sklepu internetowego stanowi wzorzec umowy, zawieranej między przedsiębiorcą a klientem (zazwyczaj konsumentem). Oznacza to, że regulamin musi zostać ustanowiony jeszcze przed sprzedaniem pierwszego produktu.

Ustawa wymaga również, aby regulamin został udostępniony w taki sposób, aby potencjalni klienci mieli do niego łatwy i ciągły dostęp, oraz aby mogli go pobrać lub wydrukować. Klient nie będzie związany postanowieniami regulaminu, jeżeli nie zostały mu one udostępnione w prawidłowy sposób.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 15 marca 2013 roku, sygn. akt: VI ACa 1245/12:

„Regulamin stanowi wzorzec umowny w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Jeżeli jedna ze stron posługuje się wzorcem umowy w postaci elektronicznej, powinna udostępnić go drugiej stronie przed zawarciem umowy w taki sposób, aby mogła ona wzorzec ten przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności”.

Jak zostało już wskazane, regulamin powinien znaleźć się na stronie internetowej jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem świadczenia usług. Dobrym pomysłem jest także wysyłanie go kupującym w osobnym mailu, po dokonaniu transakcji. Przedsiębiorca jest zobowiązany również to udostępniania owego dokumentu na każde wezwanie użytkownika.

Regulamin sklepu internetowego – elementy obligatoryjne

Regulamin sklepu powinien określać w szczególności rodzaj i zakres usług, warunki ich świadczenia, tj. warunki zawierania i rozwiązywania umowy. Istotne są także zapisy dotyczące postępowania reklamacyjnego. Dodatkowo treść dokumentu powinna wskazywać na minimalne wymagania techniczne (sprzętowe) strony www, które gwarantują użytkownikowi bezpieczne i płynne korzystanie ze sklepu.

Mimo, iż nie wynika to bezpośrednio z ustawy, to orzecznictwo wypracowało stanowisko, zgodnie z którym, przed zawarciem umowy, usługodawca jest zobowiązany poinformować klienta o:

  • czynnościach technicznych składających się na procedurę zawarcia umowy;
  • skutkach prawnych potwierdzenia przez drugą stronę otrzymania oferty;
  • zasadach i sposobach utrwalania, zabezpieczenia i udostępniania przez przedsiębiorcę drugiej stronie treści zawieranej umowy;
  • metodach i środkach technicznych służących wykrywaniu i korygowaniu błędów we wprowadzanych danych, które jest obowiązany udostępnić drugiej stronie.

Przedsiębiorca ma obowiązek informowania usługobiorców o każdej zmianie treści regulaminu. W praktyce oznacza to, że sprzedawca winien zaadresować wiadomość z informacją o zmianach bezpośrednio do każdego klienta, z którym dokonał transakcji.

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wymaga, aby usługodawca internetowy posiadał regulamin swojej działalności. Nie wskazuje natomiast sposobu jego udostępniania. Mając jednak na uwadze przepisy ustawy o prawach konsumenta, ciężar udowodnienia, że usługobiorca został prawidłowo poinformowany o treści regulaminu, spoczywa na sprzedawcy. Przedsiębiorca powinien więc dołożyć wszelkiej staranności, aby regulamin sklepu znajdował się w widocznym miejscu, a także aby każdorazowo przy dokonywaniu transakcji, kupujący miał możliwość zapoznania się z jego treścią. Popularną praktyką jest ustawianie tzw. checkboxów, które wymagają od klientów oznaczenia oświadczeń o zapoznaniu się z regulaminem sklepu.

Związanie stron transakcji regulaminem sklepu internetowego

Użytkownik sklepu internetowego jest związany jedynie tymi postanowieniami, które zostały mu udostępnione w taki sposób, aby mógł się z nimi z łatwością zapoznać. Samo wypełnienie przez klienta formularza zgłoszeniowego zamieszczonego na stronie internetowej nie jest równoznaczne z przyjęciem przez niego oferty, jeżeli nie został mu doręczony, w sposób precyzyjny, regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną.

Wyrok Sądu Rejonowego w Bydgoszczy z dnia 9 lutego 2016 roku, sygn. akt: VIII GC 1872/15:

„Dowodu na okoliczność zapoznania się z regulaminem nie może stanowić wydruk formularza rejestracyjnego, na którym brak jest „kwadratu”, bądź też „odfajkowanego” pola, w którym potwierdzony został fakt zapoznania się z regulaminem korzystania z programu czy też z regulaminem promocji. Samo słowo „TAK” pod treścią „Akceptuję regulamin” nie świadczy, iż usługobiorca otrzymał i mógł zapoznać się z regulaminem”.

Regulamin sklepu internetowego w świetle RODO

Prowadzenie działalności w sieci łączy się nieodzownie z RODO. Pozyskiwanie danych osobowych konsumentów drogą elektroniczną jest silnie narażone na wyciek owych informacji. Toteż użytkownicy strony internetowej muszą zostać poinformowani o swoich prawach i obowiązkach w związku z przetwarzaniem ich danych, jak również o procedurze wdrażanej w przypadku wycieku danych.

Należy pamiętać, iż każdy przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO (chyba, że wyznaczy na to stanowisko inną osobę). Oznacza to, że jest on bezwzględnie zobowiązany do stosowania środków organizacyjnych i technicznych w celu ochrony danych osobowych adekwatnych do stopnia ryzyka związanego z potencjalnym ich naruszeniem.

Świadczenie usług drogą elektroniczną wymaga od sprzedającego wskazanie w regulaminie następujących informacji:

  • dane przedsiębiorstwa;
  • dane kontaktowe;
  • cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania;
  • informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeśli tacy istnieją;
  • informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
  • okres, przez który dane osobowe będą przechowywane;
  • informacje o prawie do żądania przez osoby, których dane są przetwarzane, dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
  • w przypadku gdy dane zostają przetwarzane za zgodą użytkownika, informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
  • informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego.

W praktyce, powyższe informacje znajdują się w tzw. Polityce prywatności. Jeżeli sprzedawca decyduje się na stworzenie drugiego dokumentu, musi pamiętać, że obowiązują go takie same wymagania jak wobec regulaminu.

Prawo konsumenckie a obowiązek informacyjny

Jeżeli w transakcji biorą udział konsumenci,  przedsiębiorca jest zobowiązany do zachowania standardów wymaganych przez ustawę o ochronie konkurencji i konsumentów. Ustawa ta nakłada na sprzedawców dodatkowe obowiązki. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy przedsiębiorca ma obowiązek najpóźniej w chwili złożenia przez konsumenta oświadczenia o przyjęciu oferty sklepu, poinformować go w sposób jasny i zrozumiały o:

  • głównych cechach przedmiotu świadczenia oraz sposobu porozumiewania się z konsumentem;
  • swoich danych identyfikujących – nazwa firmy, adres siedziby, adres poczty elektronicznej, numer telefonu;
  • adresie, pod którym konsument może składać reklamacje;
  • łącznej cenie usługi wraz ze wszelkimi podatkami, natomiast w przypadku, gdy końcowa cena nie jest znana z góry – sposobie obliczania jej wysokości;
  • kosztach korzystania ze środka porozumiewania się na odległość w celu zawarcia umowy, o ile są one wyższe niż stawki standardowe;
  • sposobie i terminie zapłaty;
  • sposobie i terminie spełnienia świadczenia przez przedsiębiorcę;
  • stosowanej przez przedsiębiorcę procedurze rozpatrywania reklamacji;
  • sposobie i terminie wykonania prawa odstąpienia od umowy;
  • kosztach zwrotu rzeczy w przypadku odstąpienia od umowy, które ponosi konsument;
  • obowiązku zapłaty przez konsumenta poniesionych przez przedsiębiorcę uzasadnionych kosztów, w przypadku odstąpienia przez konsumenta od umowy;
  • okolicznościach, w których konsument traci prawo odstąpienia od umowy;
  • minimalnym czasie trwania zobowiązań konsumenta wynikających z umowy;
  • możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń.

Regulamin – istotny element każdej działalności w sieci

Regulamin sklepu internetowego pełni funkcję wzorca umownego. Musi więc uwzględniać wszelkie prawa i obowiązki stron transakcji. Co więcej, jeżeli jedną ze stron jest konsument, musi brać pod uwagę także przywileje konsumenckie.

Wejście w życie RODO postawiło przed przedsiębiorcami dodatkowe wymogi. Klient korzystający ze sklepu internetowego musi gwarancje, że jego dane są bezpieczne i nie zostaną wykorzystane w sposób sprzeczny z prawem. Co za tym idzie, musi zostać prawidłowo poinformowany o swoich prawach związanych z przetwarzaniem jego danych osobowych.

Regulamin sklepu internetowego powinien być skonstruowany w sposób przejrzysty i nieskomplikowany, aby każdy użytkownik miał problemów z jego zrozumieniem. Co więcej dokument ten powinien znajdować się w widocznym miejscu na stronie internetowej. Potencjalny klient powinien mieć łatwy dostęp do zapisów regulujących przebieg transakcji.

 

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344).
  • ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2020 r. poz. 287).
  • ustawa z dnia 16 lutego 2007 r.  o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2021 r. poz. 275).
Radosław Pilarski
Radosław Pilarski
Adwokat oraz doradca restrukturyzacyjny z wieloletnim doświadczeniem w prawie cywilnym, gospodarczym oraz upadłościowym i restrukturyzacyjnym.