Faktura korygująca a nota korygująca – kiedy która?

Pomylić się, rzecz ludzka. Nie inaczej jest z dokumentacją księgową. Omyłki popełnione w treści faktury nie są rzadkością. Jednakże faktury takich błędów mieć nie powinny, nie mogą nosić również jakichkolwiek poprawek. Jeżeli przedsiębiorca zauważy błąd przed przekazaniem dokumentu kontrahentowi, powinien fakturę zniszczyć i wystawić nową – wolną od pomyłek. Jeżeli jednak jest on już poza jego zasięgiem, pozostaje faktura korygująca lub nota korygująca. Czym są te dokumenty i co je odróżnia? O tym poniżej.
Faktura korygująca

Nie należy mylić obu powyższych instytucji. Mimo podobieństwa w nazwie, faktura oraz nota korygująca moją różne przeznaczenia. Faktura korygująca jest wystawiana wyłącznie przez sprzedawcę i dotyczy wszelkich omyłek wystawcy. Z kolei notę korygującą w określonych okolicznościach może wystawiać nabywca faktury zawierającej jedynie mało istotne błąd.

Faktura korygująca

Faktur korygująca została uregulowana w art. 106j ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT). Przepis ten umożliwia dokonanie korekty faktury w przypadku, gdy po wykonaniu usługi lub dostawy towaru i po wystawieniu rachunku doszło do zmiany kwoty należnej lub kwoty podatku. Fakturę korygującą może wystawić wyłącznie sprzedawca. Ustawa wyróżnia dwa typy faktur korygujących:

  • faktura korygująca dane formalne – sprzedawca wystawia ją w przypadku popełnienia błędów formalnych (m.in. błąd w NIP, adresie, nazwie). Faktur ta nie jest księgowana, a jedynie podpinana do faktury pierwotnej;
  • faktura korygująca pozycje faktury – sprzedawca wystawia w przypadku błędów w pozycjach (m.in. błąd w stawce VAT, cenie). Faktura podlega księgowaniu.

Omawiany rodzaj dokumentu wystawia się w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu;
  • udzielono opustów i obniżek cen;
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Ustawa daje możliwość przedsiębiorcy do wystawiania faktur korygujących w stosunku do wszystkich dostaw dokonanych przez podatnika w danym okresie, tzw. faktury zbiorcze.

Faktura korygująca – elementy obligatoryjne

Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT przedmiotowa faktura powinna zawierać następujące elementy:

  • wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
    – przyczynę korekty;
    – jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego;
    – w pozostałych przypadkach – prawidłową treść korygowanych pozycji. 

Czy konieczne jest potwierdzenie odbioru faktury korygującej?

W niektórych wypadkach przedsiębiorca musi zadbać o to, aby otrzymać potwierdzenie odbioru przesłanej faktury korygującej. Uzależnione od posiadania potwierdzenia jest możliwość obniżenia podstawy opodatkowania oraz samego podatku. Potwierdzenie to przedsiębiorca powinien uzyskać przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej, tj. deklaracji VAT-7 za dany okres rozliczeniowy (miesiąc, kwartał) w którym kontrahent otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli przedsiębiorca potwierdzenie uzyska w późniejszym terminie, ową fakturę korygującą będzie mógł uwzględnić dopiero w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał rzeczone potwierdzenie.

Jeśli sprzedawca jest zobowiązany do podwyższenia podatku VAT – korekta podatku należnego musi nastąpić bez względu na to, czy otrzymał on potwierdzenie odbioru faktury korygującej.

Dodatkowo zgodnie z art. 29 ust. 15 ustawy o VAT, potwierdzenia odbioru korekty faktury nie jest potrzebne jeżeli dotyczy:

  • eksportu i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
  • miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
  • sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych;
  • sytuacji gdy nie posiadasz potwierdzenia odbioru faktury korygującej umniejszającej wartość podatku ale z innej dokumentacji wynika, że twój kontrahent wie, iż transakcja powinna być inaczej opodatkowana.

Nota korygująca

Nota korygująca została unormowana przepisem art. 106k ustawy o VAT. Zgodnie z nim wystawienie noty należy do kompetencji nabywcy towaru lub usługi. Sprzedawca nie ma prawa do jej wystawienia. Nota korygująca ma zastosowanie, kiedy odbiorca faktury stwierdzi, że doszło do pomyłki w dostarczonym mu dokumencie. Nota korygująca nie może jednak zmieniać danych wpływających na wyliczenie podatku, tj. dotyczyć zmiany ceny, korekty stawki lub kwoty podatku.

Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Ustawa nie określa jednak, w jaki sposób ta akceptacja miałaby zostać dokonana. Oznacza to, że może zostać wyrażona w dowolny sposób. Rekomenduje się jednak uzyskanie podpisu wystawcy faktury – dla celów dowodowych.

Nota korygująca nie pełni w obrocie gospodarczym żadnej istotniejszej funkcji. Poprawia ona wyłącznie drobne pomyłki, które nie mają wpływu na możliwość odliczenia podatku naliczonego (poza błędami dotyczącymi tożsamości odbiorcy). Co więcej pomyłki, które koryguje się notą, można równie dobrze naprawić przy zastosowaniu faktury korygującej.

Nota korygująca– elementy obligatoryjne

Nota korygująca powinna zawierać :

  • wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
  • numer kolejny i datę jej wystawienia;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura;
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Nota korygująca może też być wystawiona również w formie elektronicznej.

Faktura korygująca a nota korygująca – kiedy która?

Mniej istotne omyłki na fakturze mogą zostać poprawione zarówno za pomocą faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę, jak również noty korygującej wystawionej przez nabywcę. W przypadku noty należy pamiętać, że nie można nią zmienić nabywcy na inny podmiot. Takie prawo daje jedynie faktura korygująca.

Odnośnie poważniejszych błędów, które będą miały wpływ na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, konieczne jest skorzystanie z instytucji faktury korygującej.

 

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r. poz. 106).
Bartosz Piech
Bartosz Piech
Prawnik specjalizujący się w prawie korporacyjnym oraz prawie zamówień publicznych.