Księgowość uproszczona – dla kogo jest przeznaczona?

Księgowość uproszczona (mała księgowość) to rodzaj przystępniejszej, mniej skomplikowanej księgowości przeznaczona dla mikro i małych firm. Pod warunkiem spełniania kryteriów przychodowych, przedsiębiorcy mają możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub ewidencji przychodów zryczałtowanego podatku dochodowego. Trzeba jednak pamiętać, że księgowość uproszczona nie zwalnia z obowiązku składania deklaracji VAT-7/VAT-7K oraz JPK VAT.
Księgowość uproszczona

Rozliczanie przy pomocy ksiąg rachunkowych, tj. pełnej księgowości, jest o wiele bardziej skomplikowane i w większości wypadków wymaga zatrudnienia biura księgowego. Księgowość uproszczona pozwala każdemu przedsiębiorcy na rozliczanie się samemu, co wpływa na oszczędność czasu i pieniędzy. Sprawdź kto może skorzystać z małej księgowości oraz jakich obowiązków muszą dochować podatnicy ?

Księgowość uproszczona – wymagania

Księgowość uproszczona przeznaczona została dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą samodzielnie bądź w formie spółki cywilnej oraz spółek prawa handlowego – spółki jawnej i partnerskiej. Pozostałe spółki osobowe i kapitałowe, tj. komandytowe, i komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Wspomniani przedsiębiorcy mogą korzystać z małej księgowości, o ile ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej aniżeli równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro. Po przekroczeniu tego limitu firma musi obligatoryjnie przejść na pełną księgowość, tj. prowadzić rozliczanie przy pomocy ksiąg rachunkowych.

Dla polskich przedsiębiorców limit liczy się w złotych, biorąc pod uwagę średni kurs euro ustalony przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedzający dany rok. W 2021 roku limit wynosi 9.031.000 zł.

Omawianą metodę księgowania należy wskazać już podczas rejestracji działalności gospodarczej. Informację o prowadzeniu uproszczonej księgowości zamieszcza się w formularzu CEIDG-1. Łącznie z rejestracją księgowości należy zdecydować o okresach płatności, czy przedsiębiorca będzie podatek dochodowy uiszczał co miesiąc czy też co kwartał.

Księgowość uproszczona – zasady ogólne czy ryczałt ewidencjonowany?

Przedsiębiorcy korzystający z uproszczonej księgowości ewidencjonują swoją działalność za pomocą:

  • Księgi Przychodów i Rozchodów, lub
  • Ewidencji przychodów zryczałtowanego podatku dochodowego.

KPiR to uproszczona forma ksiąg rachunkowych pozwalająca na ewidencjonowanie przychodów i kosztów firmy. Dzięki prowadzeniu KPiR przedsiębiorca może z łatwością wyliczyć kwoty zaliczki na podatek dochodowy oraz złożyć roczną deklarację PIT lub CIT. Księgę należy założyć w dniu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej lub w przypadku przejścia z pełnej na małą księgowość – w dniu 1 stycznia danego roku podatkowego. KPiR powinna zostać rozliczona maksymalnie do 20. dnia ostatniego miesiąca wybranego okresu rozliczeniowego. Korzystając z KRiP przedsiębiorca musi skorzystać z opodatkowania na zasadach ogólnych. Zasady ogólne to najczęściej stosowana przez przedsiębiorców forma opodatkowania. Polegają na opodatkowaniu dochodu (nie przychodu) skali progresywnej – podatku 17% i 32% lub liniowo (stałego, niezmiennego podatku) – 19%.

Ryczałt ewidencjonowany to z kolei forma opodatkowania w której przedsiębiorca ma obowiązek wyliczenia podatku wyłącznie od osiągniętych w danym roku przychodów, nie ma możliwości pomniejszenia podatku przez zaliczenie kosztów uzyskania przychodu.

Nie wszyscy jednak mogą skorzystać z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Opodatkowania w tej formie nie stosuje się wobec podatników:

  • opłacających podatek w formie karty podatkowej;
  • korzystających, na podstawie odrębnych przepisów, z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego;
  • osiągających przychody z tytułu prowadzenia aptek;
  • osiągających przychody z tytułu działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych;
  • osiągających przychody z tytułu działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych;
  • wytwarzających wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, na podstawie odrębnych przepisów, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii;

Ryczałt ewidencjonowany nie dotyczy również podatników, którzy podejmują wykonywanie działalność w roku podatkowym po zmianie wykonywanej działalności:

  • samodzielnie na działalność prowadzoną w formie spółki z małżonkiem;
  • w formie spółki z małżonkiem na działalność. która prowadzona będzie samodzielnie przez jednego lub każdego z małżonków;
  • samodzielnie przez małżonka na działalność która będzie prowadzona samodzielnie przez drugiego małżonka, o ile małżonek bądź małżonkowie przed wskazaną zmianą opłacali podatek z tytułu tej działalności na zasadach ogólnych. 

Wysokość podatku zryczałtowanego jest zróżnicowana i zależna od rodzaju prowadzonej działalności. Ustawa wyróżnia stawki w wysokości: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12,5%, 15% i 17%.

Księgowość uproszczona a podatek od towarów i usług

Księgowość uproszczona nie zwalnia z obowiązku uiszczania podatku należnego VAT. Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług ma obowiązek prowadzenia Rejestru VAT zakupu i sprzedaży. Rejestr jest konieczny do wyliczenia wysokości zobowiązania z tytułu podatku od towarów i usług.

Na podstawie Rejestru VAT przedsiębiorca ma obowiązek wypełnić deklaracje rozliczeniowe VAT-7/VAT-7K oraz JPK VAT.

Ewidencja środków trwałych oraz ewidencja wyposażenia

Prowadzenie małej księgowości nie zwalnia również z obowiązku prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz ewidencja wyposażenia.

Ewidencja środków trwałych

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:

  1. nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
  2. maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy;
  3. ulepszenia w obcych środkach trwałych;
  4. inwentarz żywy.

Środki trwałe powinny być wykorzystywane przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą albo być oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.

Należy pamiętać, że środki trwałe podlegają amortyzacji. Rozlicza się je w kosztach w rozłożonym czasie, poprzez comiesięczne odpisy amortyzacyjne. Środkami trwałymi podlegającymi amortyzacji podatkowej, co do zasady, są składniki majątkowe łącznie spełniające następujące warunki:

  • przewidywany przez podatnika okres ich używania jest dłuższy niż rok;
  • stanowią własność lub współwłasność podatnika;
  • zostały przez podatnika nabyte lub wytworzone we własnym zakresie;
  • są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania;
  • są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu. 

Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku wskazanych powyżej, których wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Ewidencja wyposażenia

Ewidencja wyposażenia dotyczy składników majątku, których początkowa wartość przekracza 1.500 zł, lecz nie więcej niż 10.000 zł, a planowany okres użytkowania nie będzie dłuższy niż rok.

Ewidencja wyposażenia nie posiada uregulowanego wzoru, tak jak to jest w przypadku ewidencji środków trwałych, co oznacza, że może być prowadzona w sposób dowolny, o ile będzie posiadała rubryki dotyczące nazwy składnika, numeru wpisu, daty nabycia, numeru faktury, ceny zakupu lub koszt wytworzenia, datę i przyczynę likwidacji lub sprzedaży.

Księgowość uproszczona – reasumując

Reasumując, księgowość uproszczona przeznaczona jest dla działalności jednoosobowych oraz mikro i małych przedsiębiorstw. Aby z niej skorzystać, roczne przychody podatnika nie mogą przekraczać kwoty 2.000.000 euro, liczonych za poprzedni roku rachunkowy. Przedsiębiorca rozliczając się przy pomocy małej księgowości może korzystać z opodatkowania na zasadach ogólnych (podatek progresywny lub liniowy) lub z ryczałtu ewidencjonowanego. Oprócz KPiR podatnik ma obowiązek prowadzić również Rejestr podatku od towarów i usług (o ile jest czynnym podatnikiem VAT), Ewidencja środków trwałych oraz Ewidencja wyposażenia.

 

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych  (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426).
  • ustawa z dnia 29 września 1994 r.  o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217).
Radosław Pilarski
Radosław Pilarski
Adwokat z wieloletnim doświadczeniem w prawie cywilnym, gospodarczym i restrukturyzacyjnym.