Przedłużenie terminu administracyjnego – kiedy jest możliwe?

Urzędy oraz inne instytucje publiczne nie słyną z szybkości działania. Mimo nałożenia na nich przez ustawę maksymalnych terminów, rzadko kiedy urzędnicy się ich trzymają. Tłumaczą to zazwyczaj nawałem pracy oraz ilością spraw wpływających do urzędu. A przecież to nie jest problem petentów. Za taki stan rzeczy odpowiedzialni są wyłącznie rządzący, którzy z uporem maniaka próbują uregulować każdy element życia obywateli oraz pracownicy urzędów, czy też ich przełożeni, którzy niewłaściwie organizują pracę organu. Strony których sprawy prowadzone są w „nieskończoność” mają możliwość ponaglenia organu, jednak nie wiele wskórają kiedy KPA dało urzędnikom narzędzie jakim jest „przedłużenie terminu administracyjnego”.
Przedłużenie terminu

W teorii organy państwowe obowiązują terminy zawarte w przepisach szczegółowych, a w razie ich braku przepisy generalne uregulowane w KPA. Nic to, kiedy wystarczy, że urzędnik poinformuje strony o niedochowaniu obowiązującego go terminu i wyznaczy nowy. W taki sposób postępowanie administracyjne może ciągnąć się przez wiele miesięcy, a nawet lat. Przedłużenie terminu administracyjnego w praktyce nie jest wyjątkiem, a wręcz zasadą. Dodatkowo, w związku z ciągłym rozszerzaniem biurokracji oraz formalizmu, należy się spodziewać, że wskazana instytucja będzie stosowana jeszcze częściej, a postępowania będą trwały jeszcze dłużej.

Zasady realizacji postępowania administracyjnego

Czas trwania postępowania przed organem administracyjnym określony został w art. 35 KPA. Zgodnie z tym przepisem organy mają obowiązek realizacji spraw w zgodzie z zasadami szybkości i prostoty działania. Urzędy powinny więc działać niezwłocznie, podejmując najprzystępniejsze i najrozsądniejsze czynności, które pozwolą załatwić sprawę w pierwszym możliwym – realnym – terminie. Jednocześnie urzędnicy powinni pamiętać, aby owa „szybkość” w działaniu nie skutkowała powierzchownym i wyrywkowym zbadaniem sprawy, co mogło by wprost prowadzić do pokrzywdzenia stron. Każda sprawa administracyjna musi być rozpoznana dokładnie, z poszanowaniem prawa, mając na względzie zarówno interes społeczny, państwowy, jak i indywidualny interes strony. Co do zasady realizacja spraw administracyjnych powinna być przeprowadzana bez zbędnej zwłoki.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 7 maja 2020 r., sygn. I SAB/Sz 7/20:

„Zasada szybkości postępowania nie niweczy zasady legalizmu, której prawidłowa realizacja nie zwalnia z obowiązku prowadzenia postępowania w sposób sprawny, racjonalny i efektywny. Zwłaszcza sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji czy wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie”.

Paragraf 2 art. 35 KPA uszczegóławia sytuację, kiedy stan prawny i faktyczny sprawy jest na tyle jednoznaczny, że może być od razu wiarygodnie ustalony przy wszczęciu postępowania na podstawie istniejącego materiału dowodowego. W takim wypadku sprawa powinna być załatwiona „niezwłocznie”. Za sprawy, które należy rozpatrzeć niezwłocznie ustawodawca uznał przypadki o niskim stopniu skomplikowania, niewymagające przeprowadzenia postępowania dowodowego bądź też takie, w których rozstrzygnięcie może być oparte na notoriach powszechnych lub urzędowych lub danych będących w posiadaniu organu. Należy przez nie rozumieć wszelkie rejestry, spisy urzędowe oraz informacje, jakie są zbierane przez te organy. Nakaz szybkiego działania odnosi się również do spraw, które mogą zostać załatwione w oparciu o materiał dowodowy przedstawiony przez stronę wnioskującą. W doktrynie przeważa stanowisko, iż z uwagi na brak doprecyzowania tego terminu w ustawie uznać należy, że „niezwłocznie” oznacza nie więcej niż miesiąc od wszczęcia postępowania (A. Wiktorowska, w: Wierzbowski, Postępowanie administracyjne, 2012, s. 79).

Terminy ustawowe – w jakim czasie organ powinien załatwić sprawę?

Z racji tego, że zasady wskazane w poprzednim akapicie są dosyć nieścisłe i niejednoznaczne, ustawodawca zdecydował się na ustalenie maksymalnych terminów załatwiania spraw administracyjnych. Zgodnie z art. 35 § 3 i § 3a KPA załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Dodatkowo załatwienie sprawy w postępowaniu uproszczonym powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.

Powyższe terminy mają charakter terminów maksymalnych. Organy administracyjne nie powinny ich przekraczać. Niestety nie mają one charakteru terminów materialnych, co też oznacza, że ich upływ nie pozbawia organu zdolności do dalszego orzekania w sprawie, a jego przekroczenie nie wpływa na ważność i skuteczność decyzji. W praktyce urzędnicy przekraczając termin nie ponoszą konsekwencji swojej opieszałości, aż do czasu interwencji strony postępowania. Strona ma prawo do złożenia ponaglenia na niezałatwienie sprawy wraz z żądaniem odszkodowania za straty powstałe wskutek bezczynności organu lub przewlekłości postępowania.

Przedłużenie terminu administracyjnego – kiedy jest możliwe?

Mimo wyznaczenia w art. 35 KPA terminów maksymalnych, dalszy przepis – art. 36 KPA daje możliwość ich przedłużenia. W przypadku, gdy urzędnikowi nie uda się dochować terminu, może poinformować o tym fakcie strony i wyznaczyć – co wymaga podkreślenia – autonomicznie, nowy termin załatwienia sprawy.

Przepis art. 36 KPA nakłada na organ obowiązek poinformowania strony o fakcie uchybienia terminowi. W informacji muszą znaleźć się również wskazania co do przyczyn niezałatwienia sprawy w terminie. Wymóg ten dotyczy wszystkich spraw administracyjnych – tych prowadzonych w postępowaniu ogólnoadministracyjnym, jak i tych prowadzonych na podstawie przepisów szczególnych. Dodatkowo ustawodawca nakazał organowi wskazania nowego terminu wydania rozstrzygnięcia. Prawo do przedłużenia terminu organ ma zawsze – zarówno w przypadku uchybienia terminowi z przyczyn niezależnych od organu, jaki i w przypadku, gdy niedochowanie terminy wynika wyłącznie z winy samego urzędnika.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 8 września 2011 r., sygn. I SAB/Wa 279/11:

„Przyczyny zwłoki mogą mieć charakter obiektywny, co wynika z art. 36 § 2 KPA, lub wynikać z winy organu. W obu przypadkach przyczyny powinny zostać określone precyzyjnie, co pozwoli stronie jak i organowi wyższej instancji oraz sądowi administracyjnemu na kontrolę zasadności przyczyn opóźnienia w załatwianiu sprawy”.

Przedłużenie terminu administracyjnego a obowiązek wyznaczenia nowego terminu

Zgodnie z art. 36 § 1 KPA organ, który uchybił terminowi, jest zobowiązany do wyznaczenia nowego terminu załatwienia sprawy. Przepis ten nie określa jednak o jaki czas organ może przedłużyć owy termin. W orzecznictwie ugruntowało się stanowisko, iż pomimo dopuszczalności wielokrotnego wyznaczania ponownie terminu organowi nie wolno powtarzać tej czynności, nie naruszając przy tym innych regulacji kodeksowych, zwłaszcza zasady szybkości przewidzianej w art. 12 KPA. Organ wyznaczający na podstawie art. 36 KPA nowy termin załatwienia sprawy jest związany przepisem art. 12 i 35 KPA, a zatem jest obowiązany do ustalenia możliwie najkrótszego terminu. Wprawdzie przepis art. 36 KPA nie stwarza ograniczeń ani też nie ustala zasady, którą powinien kierować się organ przy wyznaczaniu nowego terminu, jednak nie oznacza to dowolności i swobody. Musi on być interpretowany zgodnie z podstawowymi zasadami postępowania administracyjnego (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 29 września 2010 r., sygn. I SAB/Wa 161/10). Wielokrotne wyznaczanie przez organ nowych terminów załatwienia sprawy powinno być więc poczytywane jako przewlekłe prowadzenie postępowania.

Zgodzić należy się również z Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Warszawie (wyrok z dnia 9 listopada 2015 r., sygn. IV SAB/Wa 356/15), iż zawiadomienie o wyznaczeniu nowego terminu musi być „konkretne”. Mimo iż przepis art. 36 § 1 KPA nie stwarza ograniczeń ani też nie ustala zasad, którymi powinien kierować się organ przy wyznaczaniu nowego terminu, to nie pozwala mu na dowolność w tym zakresie. Przepis ten musi interpretowany w zgodzie z zasadą szybkości postępowania. Oznacza to, że nowy termin powinien być określony zgodnie z ogólnymi zasadami postępowania administracyjnego określonymi w art. 57 KPA.

Informacja o wyznaczeniu nowego terminu wydawana jest w formie postanowienie, na które nie służy zażalenie

Istotny jest fakt, iż wraz z informacją o wyznaczeniu nowego terminu organ ma obowiązek pouczyć stronę o prawie do wniesienia ponaglenia. Instytucja ta ma z jednej strony za zadanie przyśpieszyć postępowanie administracyjne, z drugiej daje stronie możliwość żądania odszkodowania za straty powstałe wskutek opieszałości organu. Więcej o instytucji ponaglenia przeczytasz TUTAJ.

 

Podstawy prawne:

  • ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz.U. z 2021 r. poz. 735).
Radosław Pilarski
Radosław Pilarski
Adwokat oraz doradca restrukturyzacyjny z wieloletnim doświadczeniem w prawie cywilnym, gospodarczym oraz upadłościowym i restrukturyzacyjnym.