Pokwitowanie odbioru gotówki za wynajem mieszkania wzór

Pokwitowanie odbioru gotówki to dowód uiszczenia płatności za zobowiązanie wynikające z umowy. O potwierdzenie odbioru gotówki najczęściej prosi sam wpłacający środki. Jest to bowiem jedyne rozwiązanie, które pozwala udowodnić zapłatę czynszu gotówką.

Posiadając takie pokwitowanie, najemca nie musi martwić się o ewentualny spór z wynajmującym. Może udowodnić, że zapłacił czynsz w terminie, w określonej kwocie. Jakie elementy powinno zawierać pokwitowanie odbioru gotówki za wynajem mieszkania?

Aby maksymalnie uprościć Ci sporządzenie takiego pisma i odciążyć cię od konieczności spełnienia wszystkich formalnych wymogów przy konstruowaniu dokumentu – opracowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór pokwitowania, które pobierzesz powyżej.

Jak powinno wyglądać pokwitowanie zapłaty czynszu najmu?

Potwierdzenie zapłaty czynszu najmu musi przyjmować formę pisemną, ale nie musi przyjmować postaci fizycznego druku. Pokwitowanie można doręczyć osobiście lub pocztą, a także przesłać je w formie elektronicznej, np. mailem. Co ważne, przyjmujący środki ma obowiązek wystawić taki dokument na żądanie osoby, która przekazuje mu pieniądze. Wynika to z przepisów Kodeksu cywilnego:

Dłużnikiem jest oczywiście najemca, który zawierając umowę najmu, zobowiązuje się regularnie uiszczać czynsz i inne opłaty. Natomiast wierzycielem jest wynajmujący, właściciel lokalu, któremu należy się czynsz najmu.

Aby pokwitowanie odbioru gotówki za czynsz miało moc prawną, musi zawierać czytelny podpis osoby, która przyjęła pieniądze. Zazwyczaj dokument ten jest jednak znacznie bardziej szczegółowy i uwzględnia:

• tytuł wpłaty,
• dane stron,
• wysokość wpłaty,
• termin i miejsce wniesienia wpłaty.

Jeśli oświadczenie o przyjęciu gotówki za czynsz zawiera wszystkie te elementy, bardzo dobrze zabezpiecza interes obu stron stosunku najmu. Informuje bowiem zarówno o terminowej wpłacie, jak i o jej wysokości.

Dlaczego warto uzyskać pokwitowanie zapłaty czynszu gotówką?

Pokwitowanie odbioru czynszu za wynajem mieszkania w formie pisemnej to niepodważalny dowód na przekazanie środków pieniężnych wynajmującemu. Warto wiedzieć, że to obowiązkiem najemcy jest udowodnienie, iż uiścił płatność w terminie oraz w określonej umownie wysokości. Na wypadek ewentualnego sporu w tym temacie, to w jego interesie jest posiadanie pisemnego pokwitowania.

Jeśli najemca nie dysponuje pisemnym potwierdzeniem dokonania płatności czynszu, nie ma ważnego dowodu świadczącego o dokonaniu płatności w terminie. W takiej sytuacji, jeżeli sprawa trafiłaby do sądu, ten najprawdopodobniej orzekłby konieczność ponownej zapłaty czynszu.

W przypadku, gdy najemca nie chce co miesiąc prosić wynajmującego o pokwitowanie zapłaty gotówką, powinien doprowadzić do zmiany postanowień umowy najmu i ustalenia płatności przelewem. Przelew bankowy jest już bowiem wystarczającym dowodem na przekazanie środków na rzecz wynajmującego. Potwierdzenie przelewu zawiera zarówno dane odbiorcy, jak i termin czy wysokość wpłaty.

Kiedy należy wystawić potwierdzenie zapłaty czynszu?

Potwierdzenie zapłaty czynszu najmu gotówką powinno zostać wystawione w momencie przekazywania pieniędzy lub w późniejszym, ustalonym z drugą stroną terminie. Dokument potwierdza dokonanie transakcji, zatem nie można przygotować go z wyprzedzeniem.

Pokwitowanie powinno przyjmować formę pisemną, ponieważ tylko wtedy stanowi fizyczny dowód, który można okazać w sądzie na wypadek ewentualnego sporu. Jeśli wynajmujący oskarży najemcę o niewywiązywanie się z postanowień umowy najmu, ten będzie dysponował ważnym dowodem na dokonywanie terminowych wpłat.

Chociaż pokwitowanie zapłaty za czynsz (dowód zapłaty) musi przyjmować formę pisemną pod rygorem nieważności, to można przygotować je także w formie elektronicznej, czyli w formie wiadomości e-mail czy załącznika (pliku). Wymagany jest jednak podpis osoby, która przyjęła gotówkę.

Na żądanie wpłacającego, przyjmujący gotówkę ma obowiązek przygotować pokwitowanie odbioru gotówki za najem, przy czym może sporządzić je w dowolnym terminie ustalonym z najemcą.

Jak napisać pokwitowanie przyjęcia gotówki?

Pokwitowanie przyjęcia gotówki to uniwersalne pismo, które znajduje zastosowanie w różnych okolicznościach i jest jedynie potwierdzeniem otrzymania gotówki od drugiej osoby. W przypadku rozliczeń pomiędzy wynajmującym a najemcą dokument ten powinien zawierać następujące elementy:

• dane wpłacającego (imię i nazwisko osoby dokonującej płatności),
• dane przyjmującego płatność (imię i nazwisko osoby otrzymującej płatność),
• kwotę płatności – liczbowo i słownie,
• metodę płatności: gotówka,
• tytuł transakcji, np. czynsz za wynajem,
• datę i miejsce wpłaty,
• podpis osoby przyjmującej środki.

*Pokwitowanie podpisane przez wynajmującego można przekazać najemcy osobiście lub listem poleconym. 

Czy da się udowodnić zapłatę czynszu gotówką bez pokwitowania?

Jeśli sprawa związana z zapłatą czynszu trafiłaby do sądu, ciężar udowodnienia uiszczenia takiej zapłaty gotówką spoczywałby na wpłacającym, czyli na najemcy. Pisemne pokwitowanie zapłaty czynszu z podpisem przyjmującego pieniądze to niezbity dowód na faktyczne przekazanie gotówki w ręce wynajmującego. Co jednak w przypadku, kiedy najemca nie posiada takiego dowodu?

W niektórych przypadkach najemca będzie w stanie wybronić się z takiej sytuacji za pomocą dowodów pośrednich, na przykład zeznań świadków czy przesłuchań obu stron najmu. Innym dowodem w sprawie może okazać się też wyciąg z konta bankowego, z którego najemca wypłacił gotówkę.

Jeśli termin i wysokość takiej wypłaty będą zbieżne z terminem i wysokością czynszu, to istnieje szansa, że sąd uzna, iż wskazuje to na późniejsze zastosowanie wypłaty z konta – tj. na zapłatę czynszu.

Aby uniknąć ryzyka orzeczenia konieczności ponownej zapłaty czynszu najmu, warto pamiętać o uzyskaniu pokwitowania odbioru gotówki, czyli dokonania płatności za czynsz – gotówką. Dotyczy to nie tylko zapłaty czynszu, ale również wpłaty zaliczki czy opłaty rezerwacyjnej.

Podsumowując:

Podczas dokonywania transakcji gotówkowych (szczególnie w przypadku płatności za czynsz – gdzie kwoty są niemałe i powtarzają się co miesiąc) – trzeba być czujnym i zawsze gromadzić dokumenty potwierdzające przekazanie wynajmującemu należnej kwoty. Jeśli więc nie otrzymujemy ani faktury, ani paragonu czy rachunku – niezbędne będzie pokwitowanie odbioru gotówki.

Zgodnie z art. 462 Kodeksu cywilnego dłużnik, spełniając świadczenie, ma prawo żądać od pokwitowania odbioru przez wierzyciela gotówki:

Jak powinno wyglądać pokwitowanie odbioru gotówki? aby ułatwić Ci sporządzenie prawidłowego dokumentu – przygotowaliśmy gotowy już do wypełnienia wzór pokwitowania odbioru gotówki, który pobierzesz na samej górze.

Grzegorz Szwaciński

Jesteśmy legalnie działającą firmą, dane firmy to: Grzegorz Szwaciński, NIP: 665-259-59-85, REGON: 369166329, ul. Energetyka 2/18, 62-510 Konin.