Nauczyciele najczęściej sporządzają notatki służbowe na temat uczniów. Notatka służbowa nauczyciela o dziecku może służyć udokumentowaniu nieprawidłowego zachowania ucznia lub prawidłowego postępowania nauczyciela, który wymierzył uczniowi karę.
Dokument pełni rolę dowodową na wypadek ewentualnego postępowania wyjaśniającego, dlatego może okazać się istotny w przypadku, kiedy dyrektor zechce ukarać pedagoga na przykład naganą.
Przepisy nie mówią nic na temat tego, jakie elementy powinien zawierać wzór notatki służbowej nauczyciela o dziecku. Przyjmuje się, że takie pismo ma być zwięzłe i krótkie (maksymalnie jedna strona), a niezbędne jest w nim przede wszystkim określenie celu sporządzenia dokumentu.
Notatka powinna zawierać:
- datę i miejsce sporządzenia,
- opis zdarzenia,
- dane sporządzającego notatkę oraz jego podpis.
Notatka służbowa nauczyciela o dziecku nie może uwzględniać natomiast prywatnych osądów dotyczących osoby, której notatka dotyczy, a także informacji obraźliwych, godzących w jej dobre imię, nieprawdziwych czy niepotwierdzonych.
