Informacja o zmianie cen – wzór

Jak napisać informację o zmianie cen usług lub towarów? Każde przedsiębiorstwo staje w pewnym momencie przed koniecznością podniesienia cen swoich produktów lub usług. Niezależnie od tego, czy przyczyną jest rosnąca inflacja, czy chęć rozwijania firmy, utrzymywanie stałych cen przez cały okres funkcjonowania firmy jest właściwie niemożliwe.

Jeśli podwyżka ma łagodny charakter i nie będzie odczuwalna przez klientów, informacja o zmianie cen nie jest konieczna. Natomiast w przypadku, kiedy podwyżka wynosi kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt procent korzystniej jest powiadomić o niej klientów, niż zatajać taką informację. Jak napisać taką informację?

Aby maksymalnie uprościć Ci sporządzenie takiego pisma i odciążyć cię od konieczności spełnienia wszystkich formalnych wymogów przy konstruowaniu dokumentu – opracowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór pisma informującego o zmianie cen, które pobierzesz powyżej.

Podwyżka cen bez informowania klientów

Pismo o zmianie cen nie jest konieczne, jeśli ceny rosną stopniowo, a podwyżki rzędu 1 – 5% wprowadzane są nie z dnia na dzień, lecz w ciągu kilku czy nawet kilkunastu miesięcy.

W obliczu galopującej inflacji większość konsumentów nie dostrzega takiej różnicy cenowej lub przyjmuje ją jako uzasadnioną, bez konieczności składania przez firmę dodatkowych wyjaśnień. 

Technika stopniowego podwyższania ceny pozwala klientom przyzwyczajać się do rosnących kosztów, zatem nie sprawia, że ci odwracają się od firmy w poszukiwaniu korzystniejszej alternatywy. Nie każdy przedsiębiorca może jednak pozwolić sobie na tak delikatne podwyżki.

Aby uniknąć bankructwa, przedsiębiorca powinien wprowadzić większą podwyżkę, ale musi uprzednio poinformować o niej swoich klientów.

Dlaczego należy uprzedzać klienta o podwyżce cen?

Nikt nie lubi płacić więcej za ten sam produkt czy usługę. Jednak jak zostało wspomniane podwyżki cen są nieuniknione, zwłaszcza w dobie rosnącej inflacji.

Jeśli przedsiębiorca nie uprzedzi swojego stałego klienta o zamiarze podwyższenia cen o 10 czy 20%, ten może być bardzo nieprzyjemnie zaskoczony wyższą kwotą do zapłaty na rachunku czy fakturze.

Informacja dla klienta o podwyżce cen usług lub produktów to krok w stronę utrzymania pozytywnych relacji z konsumentem. Przesłanie takiego zawiadomienia odpowiednio wcześnie pozwala klientowi oswoić się z myślą o wyższych cenach, a także sprawdzić, ile za to samo musi zapłacić gdzieś indziej.

W tym czasie może też zastanowić się, czy chce zmienić swojego dostawcę towarów i usług, czy woli pozostać przy zaufanej firmie. Przesyłanie takich informacji do klientów nie musi niszczyć relacji z konsumentem, a wręcz przeciwnie pozwala zbudować pozytywny wizerunek godnego zaufania, rzetelnego przedsiębiorcy. 

Pismo informujące o podwyżce cen ma na celu również wyjaśnienie klientom przyczyn podwyżki, dzięki czemu ci mogą odebrać ją w nieco bardziej pozytywny sposób. Pytanie brzmi: jak poinformować konsumenta o podwyżce cen?

Jak poinformować klienta o podwyżce cen?

Wiele firm zastanawia się, jak poinformować klienta o podwyżce cen, aby ten nie uciekł do konkurencji. Odpowiednie pismo w takiej sprawie można wysłać więc mailem czy pocztą. Ważne, aby przesłać je z odpowiednim wyprzedzeniem. 

Pismo dotyczące podwyżki powinno wskazywać na jej wysokość oraz termin, czyli dzień, kiedy podwyżka wchodzi w życie. Najważniejsze jest jednak uzasadnienie podwyżki, czyli udzielenie klientowi odpowiedzi na pytanie “dlaczego ceny wzrosną”.

Tutaj konsument powinien uzyskać jasny przekaz mówiący o tym, że podwyżka cen nie ma nic wspólnego z chęcią zysku kosztem klienta. Podwyżka może wynikać między innymi ze wzrostu cen materiałów czy opłat stałych, na przykład za energię elektryczną. 

Warto pamiętać jednak, aby w zawiadomieniu o podwyżce cen nie skupiać się na obwinianiu za takie zjawisko innych podmiotów, na przykład dostawców materiałów.

Najważniejsze jest wskazanie, że choć ceny będą wyższe, to klient zapłaci więcej za produkt lepszej jakości czy lepiej wykonaną usługę. Kluczowe jest więc obrócenie czegoś negatywnego – podwyżki cen – w coś pozytywnego – wyższa jakość, większa ilość, szybsza obsługa.

Jak napisać pozytywnie o podwyżce cen?

Najkorzystniejsze dla firmy będzie opisanie podwyżki cen w taki sposób, aby klient nie miał wątpliwości, że wyższa cena to nie sposób na wyższe zyski, ale jedyna droga dla firmy, która chce:

• utrzymać się na rynku,
• rozwijać swoją ofertę,
• świadczyć usługi lepszej jakości,
• oferować towary lepszej jakości.

Jak to zrobić? Jeśli przedsiębiorca sprzedaje jakiś towar, może uzasadnić podwyżkę cen chęcią jego udoskonalenia, modernizacji, zmniejszenia negatywnego wpływu procesu produkcji na środowisko.

Ma to na celu przedstawienie nowej droższej wersji produktu jako towaru wartego swojej wyższej ceny. Dzięki temu konsument nie będzie czuł motywacji do szukania atrakcyjniejszej cenowo oferty, która może mieć gorszą jakość.

Powiązaną z tym rozwiązaniem metodą jest wprowadzenie okresu przejściowego, który pozwala testować jednocześnie stary i nowy, lepszy (droższy) produkt, zanim zastąpi on ten tańszy. W taki sposób klient sam porównuje i ocenia, czy warto zapłacić za niego więcej. 

Inne techniki podwyższania cen

Nie wiedząc, jak napisać maila o podwyżce cen, warto zastanowić się, czy podwyżka cen o spory procent to jedyne dostępne w zasięgu rozwiązanie. Tak naprawdę, zwiększenie przychodów da się osiągnąć też na inne sposoby, niewymagające zawiadamiania o tym klienta.

Oto kilka z nich:

• sprzedaż ratalna,
• podział jednego towaru na wiele elementów składowych, sprzedawanych osobno (np. łóżko = materac+rama+stelaż),
• sprzedaż pakietów towarów lub usług (np. telewizja satelitarna),
• oferowanie jednej ceny za towary różnej wartości (np. jedzenie na wagę).

Takie podwyżki cen przyjmują postać całkowitej zmiany systemu naliczania rachunku dla klienta, dlatego ten często nie orientuje się, że musi zapłacić więcej, nie czuje się też oszukany, ani wykorzystany.

Jeśli firma stosuje jedną z tych metod, nie musi informować klienta o podwyżce. Jest to konieczne tylko wtedy, kiedy ceny wzrastają znacząco z dnia na dzień.

Podsumowując

Wzrost cen produktów bądź usług nie jest nigdy „miłym zaskoczeniem” dla Twoich klientów, dlatego podnoszenie cen należy przeprowadzić w sposób przemyślany, taki – który jak najmniej urazi / zdenerwuje Twoich klientów.

Jak zatem podnieść ceny i nie stracić klientów? w ostatnim czasie podnoszenie ceny stało się bardzo trendy, a świetną wymówką do tego lub po prostu prawdziwą przyczyną, stała się szalejąca w Polsce inflacja.

Co robić? Na pewno trzeba komunikować zmianę ceny w sposób jasny i zdecydowany, a przy tym grzeczny i uprzejmy. Aby ułatwić Ci napisanie pisma informującego o podwyżce cen usług bądź produktów – przygotowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór, który pobierzesz na samej górze strony.

W obliczu rosnącej inflacji (szczególnie w obecnej sytuacji gospodarczej), nie da się trzymać cen na stałym poziomie, ponieważ wszystko dookoła drożeje. W takiej sytuacji, jeśli już ma dojść do podnoszenia cen w Twojej firmie – koniecznie trzeba o tym informować klientów, aby przyjęli podwyżkę możliwie łagodnie i dalej pozostali Twoimi wiernymi klientami.

Grzegorz Szwaciński

Jesteśmy legalnie działającą firmą, dane firmy to: Grzegorz Szwaciński, NIP: 665-259-59-85, REGON: 369166329, ul. Energetyka 2/18, 62-510 Konin.