Pismo o zmianie cen – wzór

Jak napisać pismo o zmianie cen? Podwyższenie cen towarów lub usług to prawo każdego przedsiębiorcy. Wiele firm obawia się jednak takiego rozwiązania z uwagi na ryzyko utraty stałych klientów.

Coraz częściej zwlekanie z podwyżką cen okazuje się katastrofalne w skutkach i prowadzi nawet do bankructwa, dlatego, zamiast unikać podwyżek, warto dowiedzieć się, jak wprowadzać je w bezpieczny, wręcz pozytywny dla klienta sposób. Jak poinformować o podwyżce cen, aby konsument dobrze przyjął taką wiadomość?

Aby maksymalnie uprościć Ci sporządzenie takiego pisma i odciążyć cię od konieczności spełnienia wszystkich formalnych wymogów przy konstruowaniu dokumentu – opracowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór pisma o zmianie cen, które pobierzesz powyżej.

Kiedy trzeba informować klientów o podwyżce?

Nie każda podwyżka cen wymaga przesyłania do klientów maili czy listów z informacją wyjaśniającą. Jeśli ceny rosną stopniowo i nieznacznie, proces ten przebiega w sposób bardzo naturalny, a konsument nie dostrzega zmian lub traktuje je jako coś zupełnie normalnego.

Podwyżki rzędu 1-5%, wprowadzane w dużych odstępach czasu nie wymagają zawiadamiania o nich klientów. Zwłaszcza w czasach galopującej inflacji, kiedy ceny dookoła rosną w zastraszającym tempie, takich podwyżek cen konsumenci mogą dosłownie nie zauważyć.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, kiedy firma musi podnieść ceny z dnia na dzień o 10, 20 czy 30%. W takiej sytuacji z pewnością nie warto zaskakiwać klientów, ponieważ ci mogą całkowicie zrezygnować z usług czy towarów danej firmy.

Co zrobić więc, jeśli konieczne okazuje się znaczące podwyższenie cen usług lub produktów? Firma ma przed sobą dwa rozwiązania:

• może sporządzić pismo o zmianie cen i przesłać je z wyprzedzeniem do swoich stałych klientów,
• może zastosować jedną z technik podwyższania cen, które nie wymagają informowania klienta – nie każdy przedsiębiorca będzie jednak w stanie dopasować je do swojej oferty.

Inne metody podwyższania cen

O jakich metodach mowa? Pierwsza z nich to sprzedaż ratalna. Każda rata jest oprocentowana, zatem klient kupujący towar w takim systemie finalnie zawsze płaci za niego więcej.

Kolejna metoda to podział produktów lub usług dotychczas oferowanych jako jedna całość na mniejsze części, których łączny koszt jest nieco wyższy niż przed wprowadzeniem zmian.

Przykładowo, łóżko sprzedawane w komplecie ze stelażem i materacem często okazuje się tańsze niż takie samo łóżko kupowane na części, jednak klient ma poczucie komfortu, kiedy może każdy jego element nabyć osobno, dokonując wyboru w zakresie rodzaju, koloru czy jakości wykończenia poszczególnych części.

Inny popularny sposób na większe zyski bez podwyższania cen (pozornie) to sprzedaż pakietów, zwłaszcza pakietów usług. Technikę tą mogą oferować na przykład salony kosmetyczne, gdzie w ramach zestawu usług klientka zdecyduje się wykonać nie tylko manicure, ale również pedicure, ponieważ w pakiecie będzie to dla niej tańsza opcja (salon zarabia więcej).

Taką metodę naliczania cen stosują między innymi lokale gastronomiczne z żywnością sprzedawaną na wagę. 

Dlaczego należy poinformować klienta o podwyżce cen?

Stały klient powinien otrzymać pismo informujące o podwyżce cen na kilka tygodni przed ich wprowadzeniem, jeśli podwyżka ta wynosi więcej niż około 5-10%. Takie zawiadomienie pozwala bowiem oswoić się z myślą o podwyżce, porównać ceny u konkurencji, zastanowić się, czy klient bądź kontrahent B2B woli zrezygnować, czy zapłacić więcej.

Przesłanie informacji o podwyżce to wyraz dobrych relacji z klientami oraz troski o to, by te relacje pozostały jak najlepsze. Jeśli firma wprowadziłaby podwyżkę w tajemnicy, konsument mógłby poczuć się oszukany, a wtedy bardzo prawdopodobne, że zrezygnowałby z dotychczasowej współpracy na rzecz skorzystania z oferty innego przedsiębiorcy.

Informacja dla klienta o podwyżce cen może zostać przesłana listownie lub drogą elektroniczną. W niektórych przypadkach wskazane będzie przekazanie takiej wiadomości telefonicznie, czy nawet osobiście.

Jak napisać informację o podwyżce cen?

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na pytanie „jak napisać maila o podwyżce cen?”. Jedno jest jednak pewne – wiadomość tego typu musi zawierać informację o wysokości podwyżki i terminie jej wprowadzenia. Kluczowe jest także uzasadnienie podwyżki, czyli wyjaśnienie, dlaczego jest ona wprowadzana. 

Uzasadnienie podwyżki musi wskazywać na fakt, że nie ma ona nic wspólnego z chęcią zwiększenia zysków firmy kosztem klienta. Przyczyną podwyższenia cen może być natomiast:

• wyższy koszt materiałów,
• wyższe opłaty stałe związane z produkcją, na przykład opłaty za energię elektryczną,
• chęć rozwijania firmy,
• chęć unowocześniania produktów,
• chęć wprowadzania ulepszeń, ekologicznych rozwiązań.

Pismo informacja o zmianie cen nie powinno „zrzucać winy” za podwyżkę na żaden konkretny podmiot. Zamiast tłumaczyć się z podwyżki, kontrahent powinien skupić się na przedstawieniu jej w pozytywnym świetle. Jak podwyżka cen może stać się czymś dobrym dla klienta?

Wystarczy, że firma wskaże korzyści, jakie wiążą się z wyższą ceną, a może to być lepsza jakość, większa ilość czy szybsza obsługa. Klient powinien rozumieć podwyżkę jako uzasadniony koszt zakupu lepszej usługi czy lepszego towaru. 

Aby niejako złagodzić szok cenowy i przekonać klienta, że warto zapłacić więcej za sprawdzoną lub nawet lepszą jakość, firma może wprowadzić ofertę przejściową – sprzedawać jednocześnie stary i nowy produkt, aby konsument mógł wypróbować i porównać jakość obu towarów. Dzięki temu sam podejmie świadomą decyzję. 

Słowem podsumowania

Przygotowany przez nas wzór pisma, można wykorzystać przy podwyżce cen usług, lub towarów. Należy mieć świadomość, że wzrost cen nigdy nie jest czymś naturalnie miło kojarzącym się dla naszych klientów. Dlatego pismo o podwyżce cen należy sporządzić bardzo starannie, aby nie stracić swoich klientów.

Warto dodać też, że jako biznes stojący przed decyzją o podwyżce cen za usługi lub produktu, masz dwie opcje:

• możesz podnosić ceny niezauważalnie – dla klientów taka podwyżka będzie nieodczuwalna,
• możesz podnieść ceny bezpośrednio do pożądanego poziomu.

W drugim przypadku należy poinformować swoich klientów natychmiast, a najlepiej jeszcze przed podwyżką. Oczywiście wszyscy zdajemy sobie sprawę, że w większości branż nie ma czasu poinformowanie klienta o zmianie cen, ponieważ ceny surowców, dostawy itp. zmieniają się dość dynamicznie.

Jest jeszcze jedna alternatywa, czyli przekazywać klientom informację o możliwości zakupu na raty, dzielenia produktu na mniejsze składowe, łączenie w pakiety, można też zrównać ceny wszystkich produktów, tak aby na tym zyskać.

Do komunikacji z klientem, aby przekazać nowy cennik, można użyć:

• korespondencję listowną,
• email,
• social media,
• zamknięte grupy FB,
• telefon,
• bezpośredni kontakt.

Aby nie stracić klientów, pomyśl o podwyżce cen już teraz, obierz strategię i komunikuj ważne zmiany polityki cenowej ze swoimi klientami! Pisma o podwyżce cen usług czy produktów nigdy nie są niemile widziane – pamiętaj o tym (dobrze przygotowane pismo uzasadniające podwyżkę cen może zdziałać cuda!).

Grzegorz Szwaciński

Jesteśmy legalnie działającą firmą, dane firmy to: Grzegorz Szwaciński, NIP: 665-259-59-85, REGON: 369166329, ul. Energetyka 2/18, 62-510 Konin.