Jeśli pracownik dopuści się niestosownego zachowania wobec pracodawcy czy współpracowników, przełożony sporządza notatkę służbową, którą dołącza do jego akt pracowniczych.
Taka notatka pełni rolę dyscyplinującą, a jednocześnie stanowi dowód i podstawę wymierzenia ewentualnej kary. Notatka służbowa – złe zachowanie pracownika może dotyczyć między innymi spóźnień, konfliktów z innymi pracownikami czy łamania przepisów BHP.
Notatki służbowe można przechowywać w aktach pracowniczych bezterminowo. Pracownik nie może żądać ich usunięcia czy zniszczenia. Jedynie pracodawca może zadecydować o usunięciu notatki służbowej z akt, jeśli stwierdzi, że zachowanie pracownika uległo poprawie.
Każda notatka służbowa powinna zawierać kilka niezbędnych elementów formalnych jak data sporządzenia czy dane pracownika. Przepisy nie informują o tym, jak musi wyglądać taki dokument, dlatego najłatwiej jest przygotować go w oparciu o gotowy do wypełnienia wzór notatki służbowej – złe zachowanie pracownika.
