Prokura w przedsiębiorstwie – czym jest?

Prokura – najprościej rzecz ujmując to pełnomocnictwo ogólne, którego udzielić może wyłącznie przedsiębiorca podlegający wpisowi do rejestru CEIDG lub KRS. Obejmuje ona zarówno podejmowanie czynności sądowych, jak i pozasądowych w imieniu firmy. Upoważnienie do działania dla prokurenta jest bardzo szerokie, stąd instytucja ta cieszy się dużym powodzeniem wśród przedsiębiorców.
prokura

Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Prokura powinna być pod rygorem nieważności udzielona na piśmie. Dodatkowo do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Udzielenie i wygaśnięcie prokury przedsiębiorca jest zobowiązany zgłosić do CEIDG lub KRS.

Prokura – jej najważniejsze cechy

Prokura ma bardzo dużo wspólnych cech z pełnomocnictwem. Do najważniejszych z nich należy zaliczyć, to że:

  • u podłoża udzielenia zarówno pełnomocnictwa, jak i prokury leży zaufanie mocodawcy do pełnomocnika (prokurenta);
  • prokurent oraz pełnomocnik działają w imieniu i ze skutkami dla reprezentowanego, swoim zachowaniem mogą wywołać skutki prawne bezpośrednio w sferze reprezentowanego;
  • udzielenie pełnomocnictwa oraz prokury jest czynnością prawną jednostronną należącą do czynności prawnych upoważniających;
  • zobowiązanie do działania zarówno pełnomocnika, jak i prokurenta może wynikać z umowy kreującej stosunek podstawowy pełnomocnictwa lub prokury;
  • zarówno prokura, jak i pełnomocnictwo jedynie mogą, lecz nie muszą opierać się na stosunku podstawowym.

Jednocześnie jest wiele punktów obu instytucji, które nie są ze sobą stycznie. Prokurę odróżniają od innych rodzajów pełnomocnictwa następujące jej cechy:

  • nie każdy może udzielić prokury;
  • zakres umocowania prokurenta określa ustawa;
  • jest on bardzo szeroki;
  • obejmuje czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa;
  • obligatoryjny wpis do rejestru przedsiębiorców;
  • odwołalność prokury nie może być wyłączona.

Niewątpliwą zaletę prokury stanowi ustawowe określenie zakresu umocowania prokurenta oraz zakaz ograniczenia przez mocodawcę tego zakresu ze skutkami wobec osób trzecich. Cechy te zapewniają bezpieczeństwo obrotu i ochronę osób trzecich.

Udzielenie prokury

Udzielenie prokury stanowi jednostronną czynność prawną przedsiębiorcy. Jest to czynność kierowana bezpośrednio do oznaczonego adresata, czyli przyszłego prokurenta. Prokura jest udzielona z chwilą, gdy oświadczenie woli mocodawcy dotrze do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią. Prokura dla swego powstania nie wymaga przyjęcia jej przez prokurenta.

Prokury może udzielić jedynie przedsiębiorca podlegający obowiązkowi wpisu do CEIDG albo do rejestru przedsiębiorców KRS. Aby więc móc udzielić prokurę mocodawca musi:

  • posiadać status przedsiębiorcy;
  • podlegać obowiązkowi wpisu do CEIDG albo KRS.

Zgodnie z art. 43[1] KC status przedsiębiorcy posiadają osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, ale którym ustawa przyznaje zdolność prawną, które prowadzą we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową. Z kolei obowiązkowi wpisu do CEIDG podlegają osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą, w tym będący osobami fizycznymi wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Do rejestru przedsiębiorców podlegają wpisowi jednostki wymienione w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym (art. art. 36 pkt 2–17). Będą to przede wszystkim wszystkie spółki prawa handlowego.

Prokura w spółce cywilnej

Spółki cywilne nie mogą udzielić prokury. Wynika to z faktu, że nie posiadają one statusu przedsiębiorcy oraz nie podlegają wpisowi do rejestru przedsiębiorców. Prokury mogą natomiast udzielić poszczególni wspólnicy tej spółki. Jednakże w takiej sytuacji udzielona prokura jest jedynie pełnomocnictwem udzielonym przez danego wspólnika spółki, a zatem czynności prawne dokonane przez prokurenta wywołałyby skutek prawny wyłącznie w sferze tego wspólnika, a nie spółki czy pozostałych wspólników.

Zawieszenia działalności gospodarczej a prokura

Należy wyjaśnić, że zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie odbiera danemu podmiotowi statusu przedsiębiorcy, stąd też nadal istnieje możliwość udzielenia przez ten podmiot prokury, a ustanowiona wcześniej prokura nie wygasa. Wynika to również z faktu, że zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej ma jedynie charakter tymczasowy.

W okresie zawieszenia prokurent nie powinien działać za przedsiębiorcę, gdyż istotą zawieszenia jest to, że przedsiębiorca nie wykonuje swoich praw w określonym okresie czasu.

Kto może udzielić prokury?

Prokury udziela przedsiębiorca, przy czym w przypadku przedsiębiorcy będącego osobą prawną prokury udziela organ tej osoby albo przedstawiciele ustawowi danej jednostki (w szczególności chodzi o wspólników handlowych spółek osobowych).

Zakres umocowania prokury

Prokura obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Czynności sądowe obejmują między innymi:

  • sporządzanie i podpisywanie pozwów i innych pism procesowych, np. zażaleń, apelacji, skarg kasacyjnych;
  • reprezentację przedsiębiorcy na rozprawie i innych posiedzeniach sądowych;
  • zawieranie ugód w postępowaniu sądowym;
  • przyjmowanie korespondencji sądowej.

Prokurent może występować jako pełnomocnik procesowy przedsiębiorcy. Może również sam udzielać pełnomocnictw procesowych oraz je odwoływać.

Do czynności pozasądowych należy przede wszystkim zawieranie umów w imieniu przedsiębiorcy, w tym umów dotyczących nabycia przez przedsiębiorcę przedsiębiorstwa lub nieruchomości, umów licencyjnych z zakresu prawa własności przemysłowej, umów dotyczących przelewu wierzytelności lub przejęcia długu, umów poręczenia, w tym poręczenia wekslowego.

Prokurent jest umocowany do dokonywania jednostronnych czynności prawnych. Chodzi tu np. o:

  • udzielanie i odwoływanie pełnomocnictw;
  • podpisywanie protokołów odbioru usług czy dzieła;
  • jednostronne rozwiązywanie umów z kontrahentami (wypowiadanie umów);
  • rozwiązywanie umów o pracę z pracownikami przedsiębiorcy;

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 grudnia 2005 r., sygn. I PK 125/05:

„Prokurent spółki handlowej może być uznany za osobę zarządzającą zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Prokurent może dokonywać także innych czynności z zakresu prawa pracy, np. podpisywać świadectwa pracy). Prokurent posiada również umocowanie do przejęcia, w imieniu i na rzecz reprezentowanego przedsiębiorcy, przedmiotu zastawu rejestrowego w trybie art. 22–23 ZastRejU.”

Prokura a postępowanie niebędące postępowaniem cywilnym

Zasadą jest, że umocowanie prokurenta wykracza poza zakres czynności podejmowanych na gruncie prawa prywatnego. Prokurent może dokonywać za przedsiębiorcę czynności procesowych:

  • w postępowaniu karnym;
  • w postępowaniu administracyjnym i sądowoadministracyjnym;
  • w postępowaniu o zamówienie publiczne;
  • w postępowaniu podatkowym, w tym do podpisywania deklaracji podatkowych.

Z kolei poza zakresem umocowania prokurenta są czynności dotyczące stosunków wewnętrznych przedsiębiorcy. Chodzi tu przede wszystkim o czynności nienależące do sfery reprezentacji tego przedsiębiorcy, np. zwoływanie posiedzeń organów przedsiębiorcy, zgłaszanie wniosków o wpis do rejestru takich danych dotyczących przedsiębiorcy jak zmiana umowy, statutu, zmiana w składzie zarządu.

Prokurent nie może również głosować na zgromadzeniu spółki kapitałowej w imieniu przedsiębiorcy będącego wspólnikiem (akcjonariuszem) tej spółki. Prokurentowi można by jednak udzielić dodatkowego umocowania do wykonywania prawa głosu, zgodnie z zasadami określonymi w KSH.

Forma udzielenia prokury

Dla udzielenia prokury konieczne jest zachowanie formy pisemnej. Niezastosowanie się do niej będzie oznaczało bezwzględną nieważność czynności prawnej udzielenia prokury. KC wymaga, aby prokury udzielono „na piśmie”, a zatem dopuszczalne jest zastosowanie każdej formy pisemnej czynności prawnej, np. zwykła forma pisemna, forma pisemna z potwierdzona notarialnie, czy też akt notarialny. Oświadczenie woli o udzieleniu prokury może zostać dokonane także w formie elektronicznej – aktualnie jest ona traktowana jako równoważna z formą pisemną (należy użyć podpisu elektronicznego).

Prawidłowo udzielona prokura upoważnia prokurenta do dokonywania wszelkich czynności mieszczących się w zakresie prokury bez względu na wymaganą dla nich formę prawną. Oznacza to, że prokura udzielona w zwykłej formie pisemnej upoważnia prokurenta do dokonania czynności prawnej w wymagalnej dla niej formie aktu notarialnego.

Odwołanie lub wygaśnięcie prokury

Co do zasady prokura może być w każdym czasie odwołana przez podmiot który ją udzielił. Prokura wygasa także wskutek wykreślenia przedsiębiorcy z CEIDG lub rejestru przedsiębiorców KRS. Będzie to miało również miejsce przy ogłoszeniu upadłości przedsiębiorcy, otwarciu likwidacji oraz przekształceniu firmy.

Prokura wygasa także w skutek śmierci prokurenta oraz ustanowienia kuratora dla przedsiębiorcy. W okresie kurateli prokura nie może być ustanowiona.

Utrata przez przedsiębiorcę zdolności do czynności prawnych nie powoduje wygaśnięcia prokury.

 

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2020 r. poz. 1740).
  • ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1526).
  • ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769).
Bartosz Piech
Bartosz Piech
Prawnik specjalizujący się w prawie korporacyjnym oraz prawie zamówień publicznych.