Zawarcie umowy między przedsiębiorcami – na co zwracać uwagę?

Prowadzenie działalności gospodarczej elementarnie związana jest ze stałym poszukiwaniem oraz nawiązywaniem kontaktów z innymi przedsiębiorcami. Niejednokrotnie przedsiębiorcy swoje stosunki partnerskie traktują na równi ze stosunkami przyjacielskimi i tym samym nie zabezpieczają się przed nieuczciwymi działaniami swojego partnera biznesowego np. poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Zdarza się również, iż takie umowy zostają zawierane, jednakże są one nieprzemyślane i w efekcie nie chronią w sposób właściwy interesów stron, albo dają przewagę gospodarczą jednej z nich.  
Zawarcie umowy

Należy zdać sobie sprawę, że zawarcie umowy z innym przedsiębiorcą powinno zostać gruntownie przemyślane. Taka umowa powinna regulować wszelkie kluczowe dla danego rodzaju działalności kwestie, a także zawierać potrzebne klauzule współmiernie chroniące interesy obu kontrahentów.

Jest to bardzo ważne, gdyż próba renegocjacji ustaleń umownych po jej podpisaniu może stać się niemożliwa bądź utrudniona. Z kolei dochodzenie swoich racji przed sądem zazwyczaj jest czasochłonne i drogie.

Potwierdzenie danych kontrahenta

Pierwszą i podstawową czynnością jaką powinien wykonać przedsiębiorca przed podjęciem negocjacji ze swoim kontrahentem jest dokładne zebranie informacji o nim. Najistotniejsze dane znajdują się w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (dla osób prawnych) oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dla osób fizycznych).

Rejestry te zawierają podstawowe dane identyfikujące przedsiębiorcę lub prowadzoną przez niego firmę, m.in. wskazują informację o dacie rozpoczęcia działalności gospodarczej kontrahenta, formie i trybie prowadzenia przedsiębiorstwa, dokładnym adresie siedziby firmy, danych wspólników i osób reprezentujących przedsiębiorstwo oraz wysokości kapitału zakładowego firmy.

Przed podpisaniem umowy warto jest zwrócić także uwagę, czy nasz przyszły partner biznesowy nie posiada dyskwalifikującego go zadłużenia oraz, czy nie jest prowadzone wobec niego postępowanie upadłościowe, ugodowe lub windykacyjne.

Takich informacji dowiemy się z powyższych rejestrów oraz z różnego rodzaju Krajowych Rejestrów Długów, np. Biura Informacji Gospodarczej SA oraz BIG InfoMonitor.

Jednocześnie należy pamiętać, że dane w rejestrach przedsiębiorców w przeciwieństwie do rejestrów długów, w większości uzupełniane są bezpośrednio przez samych przedsiębiorców. Wiąże się to z ryzykiem, że informacje o przedsiębiorcy będą nieaktualne lub nieprawdziwe.

Dlatego też dobrą praktyką jest potwierdzenie informacji o przedsiębiorcy w Internecie – możliwe jest wyszukanie kontrahenta w ogólnodostępnych porównywarkach czy wyszukiwarkach firm oraz zapoznanie się z ocenami, oraz opiniami o danej firmie.

Oświadczenia i zapewnienia stron

Projekt umowy na wstępie powinien zawierać oświadczenia i zapewnienia przedsiębiorców, tj. stanowiska stron składane w celu zapewnienia prawidłowości wykonania postanowień zawieranej umowy.

Kontrakty rozbudowane i szczegółowe, a także umowy nienazwane (nieuregulowane kompleksowo przez Polskie prawo) powinny zawierać także preambułę, która to służy przede wszystkim właściwemu zrozumieniu intencji, zamiarów oraz celów stron umowy. Ma także bardzo istotne znaczenie interpretacyjne w przypadku ewentualnego sporu sądowego między kontrahentami.

Najistotniejsze elementy umowy

Najistotniejszymi, a częstokroć także obligatoryjnymi elementami każdej umowy jest jej przedmiot, termin jej realizacji oraz wynagrodzenie stron.

Co więcej w umowie warto zawrzeć zapisy pomocnicze oraz techniczne, czyli takie, które mają na celu ułatwienie wywiązanie się z umowy w sposób właściwy i akceptowalny dla stron. Wśród ww. zapisów możemy wyróżnić m.in.:

  • zasady ponoszenia kosztów związanych z transakcjami;
  • zasady przenoszenia ryzyka utraty, zniszczenia lub uszkodzenia towaru;
  • zapisy o reklamacji bądź z rękojmi za wady fizyczne i prawne;
  • zasady postępowania w razie niewywiązania się lub niewłaściwego wywiązania się przez jedną lub obie ze stron z postanowień umownych;
  • zasady postępowania w razie pogorszenia się sytuacji materialnej którejś ze stron;
  • zasady zastrzegania prawa własności;
  • zasady dokonywania cesji praw z umowy.

Prawidłowo skonstruowana umowa powinna zawierać także regulacje mające na celu ochronę interesów stron w razie nieuczciwego lub nierzetelnego postępowania którychś z kontrahentów.

Właściwe wykonanie umowy bardzo dobrze zabezpieczają takie instytucje, jak kara umowna, gwarancja, zastaw hipoteczny lub rejestrowy czy oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Istotne dla obu stron umowy będzie zawsze szczegółowe opisanie warunków zawieszenia bądź rozwiązania zawartego kontraktu.

Należy pamiętać również, że bardzo ważne jest, aby sposób formułowania zapisów w umowach był jak najbardziej jednoznaczny i czytelny. Przesadny formalizm, nadużywanie języka specjalistycznego czy zawarcie w kontrakcie zbyt wielu klauzul umownych sprawi, że umowa stanie się niezrozumiała dla odbiorcy, może także wzbudzić podejrzenia stron umowy.

Umowę należy więc konstruować w sposób jak najbardziej prosty, posługując się w miarę możliwości językiem ogólnym. Dodatkowym atutem umowy będzie również skonstruowanie słowniczka pojęć umownych, w którym zostaną zawarte definicje słów oraz zwrotów mogących przysporzyć problemy w zrozumieniu lub interpretacji.

Czytaj też: Umowa zlecenia wzór

Klauzule i gwarancje umowne

Prawidłowo skonstruowana umowa będzie miała na celu także ochronę interesów zawierających ją kontrahentów. Poniżej omówione klauzule i gwarancje mają szeroki i dosyć ogólny charakter, dzięki czemu można jest stosować w większości umów biznesowych.

Klauzule

  • klauzula arbitrażowa – jest to zapis, na mocy którego przedsiębiorcy w razie konfliktu wynikającego z podpisanej umowy, w pierwszej kolejności poddadzą się pod sąd polubowny (w takiej sytuacji pozew skierowany do sądu powszedniego jest niedopuszczalny);
  • klauzula siły wyższej – zawierana jest w związku z możliwością wystąpienia nadzwyczajnych zdarzeń o charakterze przypadkowym i niedającym się uniknąć (powódź, pożar, huragan). Dzięki temu strony są w stanie zmniejszyć swoje ewentualne straty w przypadku np. przejścia klęsk żywiołowych;
  • klauzula hardship – zapis ten pozwala na renegocjacje warunków umowy w sytuacji, kiedy w wyniku zaistnienia zdarzenia o charakterze szczególnym, dalsza realizacja umowy staje się dla obu stron nieopłacana;
  • klauzula poufności – jeżeli zawarcie umowy wiąże się z możliwością ujawnienia tajemnic przedsiębiorstwa, co mogłoby mieć negatywne skutki dla jednego z przedsiębiorców, zapis ten zobowiązuje drugiego z kontrahentów do zachowania w tajemnicy wszystkiego czego dowiedział się w trakcie wykonywania umowy.

Gwarancje:

  • gwarancja bankowa – jest pisemnym zobowiązaniem banku do zapłaty wierzycielowi kwoty wskazanej w gwarancji, tj. sumy gwarancyjnej, w przypadku gdy zleceniodawca gwarancji (jeden z kontrahentów) na którego została wystawiona, nie wywiąże się ze swojego zobowiązania;
  • gwarancja ubezpieczeniowa – jest pisemnym zobowiązaniem zakładu ubezpieczeń do wypłaty na rzecz wierzyciela określonej sumy pieniężnej, na jego żądanie i oświadczenie, w sytuacji, w której dłużnik nie realizuje swoich zobowiązań określonych w umowie.

Język umowy

Jeżeli umowa zostaje zawierana z zagranicznym przedsiębiorcą, ważnym z punktu widzenia interpretacji postanowień zawartych w kontrakcie, jest ustalenie języka lub języków umowy.

W takich sytuacjach zaleca się sporządzenie kontraktów w językach macierzystych wszystkich stron umowy obu oraz wskazanie umowy wiążącej.

Będzie to miało istotne znaczenie, jeżeli okaże się koniecznym przeprowadzenie postępowania sądowego – sformułowanie umowy w jednym języku może utrudniać postępowanie dowodowe dla strony, która w tym języku się nie posługuje.

Zawarcie umowy między przedsiębiorcami – podsumowując

Zawarcie umowy między przedsiębiorcami powinno zawsze być poprzedzone negocjacjami, tak aby każda ze stron umowy była świadoma, czego się zobowiązuje i na co może liczyć od swojego kontrahenta. Zapobiega to również sytuacjom, kiedy po zawarciu umowy jedna ze stron czuje się pokrzywdzona i już na starcie próbuje ona ją zerwać lub renegocjować.

Ważnym dla przedsiębiorcy powinna także kwestia, czy jego przyszły partner biznesowy jest podmiotem uczciwym, rzetelnym oraz wypłacalnym. Dlatego też przed rozpoczęciem współpracy należy dokładnie zbadać przyszłego kontrahenta.

Jeżeli wszystkie wstępne kwestie są jasne i nie budzą wątpliwości, przedsiębiorca powinien zadbać, aby zawierana umowa była skonstruowana w sposób prawidłowy (nie posiadała elementów, które czynią ją niezgodną z przepisami prawa) oraz aby właściwie zabezpieczała interesy wszystkich stron umowy.

Polecane wzory pism:

Radosław Pilarski
Radosław Pilarski
Adwokat oraz doradca restrukturyzacyjny z wieloletnim doświadczeniem w prawie cywilnym, gospodarczym oraz upadłościowym i restrukturyzacyjnym.

więcej porad

Kara umowna w umowie najmu lokalu mieszkalnego

Nierzadko najemcy szukają mieszkań w pośpiechu, nie zapoznając się dokładnie z umowami, przez co później dochodzi do ich pokrzywdzenia albo wszczęcia procesu. Jedną z chętniej stosowanych instytucji zabezpieczających interes wynajmującego jest kara umowna, mająca za cel odstraszenie najemcy przed zerwaniem umowy najmu przed upłynięciem ustalonego terminu. [reklama-ads] Czy jednak wynajmujący ma prawo zawrzeć w karę umowną? A jeżeli tak, czy zawsze będzie wywierała ona skutki prawne? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule. Czym jest kara umowna? Kara umowna została uregulowana w art. 483 §1 Kodeksu cywilnego. Aby mogła ona wywoływać skutki prawne, musi być zastrzeżona w umowie, w innym wypadku strona nie ma możliwości powoływać się na nią w ewentualnym sporze sądowym. Istotny jest fakt, że kara umowna dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy strona umowy nie wykona zobowiązania niepieniężnego (dla zobowiązań pieniężnych zastosowanie ma instytucja odsetek ustawowych). Może więc dotyczyć m.in. określonego działania np. wydania przez najemcę lokalu po zakończeniu umowy najmu. Jak zostało wyżej wspomniane, kara umowna nie może być stosowana w przypadku zobowiązań o charakterze pieniężnym, co oznacza, że nie można jej zastrzec na wypadek braku płatności czynszu czy braku zwrotu kaucji. W przypadku uregulowania takiego zapisu w umowie należy traktować go jako nieważny. [reklama-ads] Kara umowna w umowie najmu czy to legalne? Czy można więc zawrzeć zapis o karze umownej w umowie najmu lokalu? Co do zasady nie ma jednoznacznego zakazu zawierania omawianej klauzuli w umowach. Jednakże otwarte pole do manewru mają jedynie strony zawierające umowę jako przedsiębiorcy. W przypadku kiedy najemcą jest osoba fizyczna, możliwość ta zostaje ograniczona przez ustawę o ochronie praw lokatorów. Dotychczasowe orzecznictwo nie wypracowało jeszcze jednolitego stanowiska odnośnie kar umownych zawieranych na wypadek zerwania umowy przez najemcę. Taki zapis nie znajduje się również w spisie klauzul niedozwolonych. Jednakże w tej materii możemy polegać na orzeczeniach Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (dalej jako SOKiK), który to sąd niejednokrotnie wydawał już wyroki korzystne dla najemców. Zgodnie ze stanowiskiem SOKiK zapisy o wysokich karach umownych to przykłady klauzul abuzywnych, tj. niedozwolonych. Oznacza to, że postanowienia przewidujące wysokie kary za wcześniejszą wyprowadzkę nie powinny znajdować miejsca w umowach najmu lokali mieszkalnych, a jeżeli zostaną zawarte – nie wywołają żadnych skutków prawnych.    Prywatny wynajmujący traktowany jak przedsiębiorca! Co bardzo istotne wynajmujący w tej kwestii nie może powoływać się na fakt, iż sam jest osobą fizyczną, niebędącą przedsiębiorcą, który to mieszkanie wynajmuje prywatnie. [reklama-ads] Do prywatnych właścicieli wynajmujących lokale i czerpiących z tego zyski, stosuje się takie same zasady dotyczące wzorów umów jak do przedsiębiorców. Wynajmujący nie może się więc zasłaniać brakiem wiedzy o konstruowaniu zapisów umów dotyczących kar umownych. SOKiK w swoich orzeczeniach podkreśla, że właściciel lokalu mieszkalnego jest przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów. Uzasadnia to tym, że jako osoba fizyczna w sposób stały i zarobkowy czerpie dochód z najmu mieszkania.  Co jest równoznaczne z obowiązkiem usunięcia zapisu o karze umownej ze wzoru umowy najmu. Należy jednak pamiętać, że nie każda osoba wynajmująca lokal jest automatycznie uznana za przedsiębiorcę. Kwestia ta wymaga udowodnienia przed sądem, a ciężar dowodu spoczywa na najemcy. Przedsiębiorcą jest przede wszystkim osoba prywatna, która wynajmuje stale i dla której jest to podstawowe źródło dochodu. Przy czym nie ma znaczenia czy osoba taka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców, czy też nie. Kara umowna w umowie najmu lokalu mieszkalnego - podsumowanie [reklama-ads] Należy pamiętać, że linia orzecznicza nie jest jednolita, a aktualne stanowisko SOKiK nie stanowi prawa w znaczeniu ogólnym. W razie wystąpienia konfliktu na tle uregulowań umowy najmu każdą tego typu sprawę sąd będzie badał indywidualnie. Co więcej, dotychczasowe orzeczenia dotyczyły znacznie wygórowanych kwot kar umownych – np. pięciokrotności wysokości czynszu. Nie jest wiadome, w jaki sposób postąpi sąd w przypadkach kar umownych o niskich progach finansowych – np. gdy kara nie będzie przekraczała wysokości czynszu za jeden miesiąc. [informacja]Podstawa prawna: ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1025). ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j.Dz.U. z 2018 r. poz. 1234).[/informacja Polecane wzory pism: Umowa najmu instytucjonalnego Pismo o podwyższenie czynszu najmu Umowa najmu urządzenia \wzór Rozwiązanie umowy najmu za porozumieniem stron Aneks do umowy najmu lokalu mieszkalnego Umowa podnajmu pokoju w mieszkaniu wzór Umowa podnajmu mieszkania wzór

Wynajem długoterminowy samochodów – czy korzystniejszy od leasingu?

Wynajem długoterminowy polega na wydzierżawieniu pojazdu na konkretny okres czasu. Wysokość miesięcznych rat czynszu jest związana bezpośrednio z wartością wynajętego pojazdu. Wysokość ta liczona jest proporcjonalnie do wysokości utraty wartości auta na przestrzeni miesięcy czy lat użytkowania wynajętego pojazdu przez najemcę. [rada]Wynajem odróżnia od leasingu fakt, iż za wszelkie koszty związane z eksploatacją pojazdu odpowiada wynajmujący (przedsiębiorca zajmujący się profesjonalnie wynajmem samochodów).[/rada] [reklama-ads] Charakterystyka wynajmu Abonament samochodu przypomina leasing operacyjny w tej kwestii, że decydując się na wynajem, po zakończeniu umowy, nie ma konieczności wykupienia samochodu. Finansowanie usługi wynajmu długoterminowego samochodów odbywa się więc przy pomocy umowy leasingu operacyjnego. W umowie najmu zawarta jest wartość rezydualna pojazdu, tj. wartość końcowa, zależna od okresu najmu, marki i modelu pojazdu, jego wyposażenia, a nawet koloru nadwozia i zadeklarowanego przebiegu pojazdu - to od niej zależy wysokość miesięcznych rat czynszu. Dodatkowo od wartości wykupu do końca naliczane są odsetki, przez co im wyższy wykup i im dłużej trwa umowa, tym odsetki są wyższe. Plusem tego typu finansowania jest przeniesienie na wynajmującego kosztów związanych z utrzymaniem pojazdu (m.in. koszty wymiany oleju, tarcz hamulcowych i hamulców, naprawa uszkodzonych elementów). Trzeba mieć przy tym świadomość, że przez cały okres umowy najmu właścicielem samochodu pozostaje przedsiębiorstwo wynajmujące pojazd, jednakże to najemca decyduje, w jaki sposób będzie dysponował autem (może je wykorzystywać zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych, jak również pożyczać do używania członkom rodziny). Cechą charakterystyczną umowy wynajmu długoterminowego – co dla niektórych może być dużym minusem - jest określenie w umowie maksymalnego rocznego przebiegu samochodu. Oczywiście nie oznacza to, że wynajmujący nie może przekroczyć wskazanego limitu, jednakże musi się wówczas liczyć z obowiązkiem niesienia dodatkowych nadprogramowych kosztów. [reklama-ads] Umowa abonencka może zostać zawarta na minimum miesiąc, zaś jej górna granica czasowa wyznaczana jest zazwyczaj na 5 lat. Co więcej, do podpisania umowy najmu nie jest potrzebny wkład własny, jednakże wpłata kapitału początkowego znacznie obniża wysokość rat czynszu.   Niestety wynajem długoterminowy nie daje możliwości finansowania używanych aut, co oznacza, że w większości wypadku na abonament mogą pozwolić sobie osoby majętne lub przedsiębiorcy. [uwaga]Czytaj też: Umowa leasingu – wzór[/uwaga] Kto może skorzystać z wynajmu długoterminowego? Z abonamentu na samochód skorzystać mogą zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby prywatne. Należy przy tym pamiętać, że wynajem dla osób prywatnych będzie mniej opłacalny, gdyż nie będą mogły one wliczyć w koszty rat czynszu oraz odliczyć naliczonego podatku VAT. Omawiana forma finansowania nie będzie również korzystna dla osób, które chciałyby po spłaceniu ceny pojazdu zostawić sobie samochód na własność. Dodatkowo odstraszający może być także zakładany z góry roczny przebieg samochodu. Umowa wynajmu może okazać się zbyt droga dla osób, które planują autem rocznie pokonywać częste i długie trasy. Tańszym rozwiązaniem w takiej sytuacji będzie zawarcie oferty leasingu operacyjnego. Wynajem długoterminowy a leasingu [reklama-ads] Wynajem od leasingu wyróżnia głównie fakt, że nie ma potrzeby wnoszenia wkładu własnego. Co więcej, nie ma obowiązku wykupowania pojazdu po zakończeniu umowy. Dodatkowo abonament charakteryzuje się niższymi kosztami użytkowania niż leasing. Jednakże w przypadku wynajmu cena wykupu pojazdu jest o wiele wyższa - przy leasingu cena ta jest niewielka, standardowo wynosi do 5 proc. wartości pojazdu. Dodatkowo abonamentowa nie daje możliwości wynajmu aut używanych, gdzie leasing pozwala zazwyczaj sfinansować zakup pojazdów nie starszych niż 5 lat. Reasumując, wynajem długoterminowy z uwagi na możliwość odliczenia kosztów jest przeznaczony  głównie dla przedsiębiorców, w tym dla osób, które nie chcą wiązać z pojazdem na wiele lat. Jest to idealne rozwiązanie dla kogoś, kto co np. 2 czy 3 lata chciałby zmieniać samochód na nowszy. Dla osób, które jednak chciałyby opłacony samochód zostawić dla siebie i korzystać z niego przez dłuższy okres czasu, lepszym rozwiązaniem będzie leasing. Co więcej, przy leasingu, można sobie pozwolić na auto używane, które przy tej samej wysokości rat będzie stanowiło pojazd o klasę wyższą, niż to oferowane w abonamencie. [reklama-ads] Polecane wzory pism: Umowa sprzedaży samochodu wzór Rejestracja samochodu – wniosek i pełnomocnictwo Odwołanie darowizny samochodu wzór Umowa darowizny samochodu między małżonkami wzór