Z reguły, notatka służbowa z rozmowy telefonicznej służy komunikacji wewnętrznej w firmie czy innym miejscu pracy. Pracownik opisuje w takiej notatce skrócony przebieg rozmowy i przekazuje dokument współpracownikom lub przełożonemu.
Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej pomaga sprawnie przekazywać ważne informacje. Jest ona bardzo istotna dla tych członków zespołu, którzy nie mogli uczestniczyć w dialogu na przykład z powodu pracy w innej filii czy zwykłej nieobecności.
Zazwyczaj notatki z rozmów telefonicznych sporządzają kierownicy, ponieważ to oni reprezentują innych pracowników w ważnych rozmowach biznesowych.
Przepisy nie mówią o tym, jak powinien wyglądać wzór notatki służbowej z rozmowy telefonicznej, choć poszczególne firmy mogą udostępniać swoim pracownikom własne wzory notatek służbowych.
Zawsze dokument tego typu powinien być jednak krótki i zwięzły, pozbawiony zbędnych informacji, prywatnych opinii czy niepotwierdzonych danych.
Wskazane jest ujęcie w nim daty sporządzenia notatki, danych jej autora oraz treściwego opisu sprawy.
