Po odbyciu spotkania biznesowego pracownik często ma obowiązek sporządzenia notatki, w której przekaże innym najważniejsze informacje wynikające z odbytej rozmowy.
Notatka służbowa ze spotkania służy przekazywaniu ustaleń innym członkom zespołu lub przełożonym. Powinna być konkretna, krótka i treściwa. Pismo można sporządzić po każdym spotkaniu, które miało znaczenie dla firmy.
Przepisy nie określają, jakie elementy musi zawierać wzór notatki służbowej ze spotkania. Niektóre firmy przygotowują dla pracowników własne schematy notatek służbowych, dzięki czemu każde takie pismo jest dla wszystkich czytelne i zawiera wszystkie potrzebne informacje.
Przyjmuje się jednak, że niezbędne elementy każdej notatki służbowej to:
- data sporządzenia dokumentu,
- dane autora dokumentu,
- opis sprawy – tutaj opis przebiegu spotkania,
- podpis autora.
Notatka służbowa ze spotkania nie powinna uwzględniać żadnych prywatnych opinii czy wyrażeń nacechowanych emocjonalnie. Ma być zwięzłym opisem takiego zdarzenia, zawierającym maksymalną ilość istotnych informacji podanych w skróconej formie.
