Umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych – wzór

RODO zaostrzyło i uszczegółowiło wymagania stawiane przy powierzaniu danych osobowych innemu podmiotowi. Przepis art. 28 RODO określa podstawowy katalog obligatoryjnych zapisów, które musi posiadać umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych, jakie powinien zawrzeć administrator danych oraz podmiot przetwarzający.

Umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych po 25 maja 2018 roku powinna być zgodna z wymaganiami RODO. Wiąże się to z dwoma następstwami. Po pierwsze, po dacie wejścia w życie RODO każdy administrator danych przy powierzaniu danych osobowych innemu podmiotowi ma obowiązek zawrzeć stosowną umowę.

Po drugie, umowy o powierzenie danych osobowych zawarte przed 25 maja 2018 roku należy zmodyfikować (np. w formie aneksu) tak, aby spełniały wymogi RODO.

Co mówi RODO?

RODO nakład obowiązek na administratora danych, aby ten przed powierzeniem danych dokładnie sprawdził podmiot, któremu dane zostaną powierzone. Zgodnie z nowym rozporządzeniem, w przypadku „wycieku” danych osobowych z winy przetwarzającego, administrator odpowiada na równi z przetwarzającym dane.

Wprowadzanie tej regulacji daje administratorowi danych uprawnienie do przeprowadzania kontroli podmiotu przetwarzającego w zakresie zgodności jego działalności z umową oraz z RODO.

Kolejną nowością jest obowiązek usunięcia lub zwrotu przez podmiot przetwarzających wszelkich danych osobowych otrzymanych od administratora po zakończeniu umowy o powierzenie danych.

Chodzi tu także o usunięcie wszelkie istniejące kopie danej bazy danych będącej w posiadaniu podmiotu przetwarzającego. Wyjątkiem są grupy danych, wobec których prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazuje ich przechowywanie.

Elementy umowy

Umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych powinna zawierać takie elementy jak:

• dane administratora danych oraz podmiotu przetwarzającego;
• przedmiot przetwarzania – należy przez to rozumieć konkretne rodzaje danych, jakie zostaną powierzone np. imiona, nazwiska, adresy zamieszkania, adresy email.
• czas, na jaki została zawarta umowa powierzenia przetwarzania;
• cel, w jakim administrator przekazał podmiotowi przetwarzającemu konkretną bazę danych;
• kategorię osób, których dane dotyczą – RODO określa je jako zbiory danych (np. zbiór danych kontrahentów, zbiór danych pracowników);
• rodzaj powierzonych danych osobowych (dane zwykłe lub wrażliwe).
• obowiązki i prawa administratora;
• obowiązki podmiotu przetwarzającego.

Kiedy stosować umowę powierzenia?

Umowa o powierzenie przetwarzania danych powinna być stosowana w każdym przypadku, kiedy administrator przekazuje firmie zewnętrznej jakiekolwiek dane osób postronnych. Mogą to być klienci, kontrahenci czy pracownicy firmy.

Z szeregu przykładów należy wymienić te, które są najbardziej narażone na kontrolę UODO:

• usługi zewnętrznego biura księgowości lub księgowego.
• usługi zewnętrznego działu prawnego (np. stała współpraca z radcą prawnym)
• usługi firm audytowych (np. zewnętrzny audyt finansowy);
• obsługa BHP;
• korzystanie z usług zewnętrznego archiwum;
• korzystanie z usług firm hostingowych (wynajem przestrzeni na serwerze);

Podobne wzory pism:

• Opinia o pracowniku do sądu wzór
• Wycofanie wniosku z sądu rodzinnego wzór
• Usprawiedliwienie nieobecności w sądzie wzór
• Odwołanie od kary za nieprzerejestrowanie samochodu wzór
• Wezwanie do zapłaty abonamentu RTV odwołanie
• Sprawozdanie z opieki nad osobą ubezwłasnowolnioną wzór
• Odwołanie od opinii biegłego wzór
• Skarga na adwokata wzór

Żaneta Pilarska-Czeluśniak

Dziennikarz i redaktor, od lat związana z branżą prawniczą i finansową.