Mediacja w postępowaniu administracyjnym – wzór z opisem

Postępowanie administracyjne kojarzone jest z nadmiernym formalizmem, przewlekłością oraz władczym charakterem organów administracji publicznej. Ustawa z dnia 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw wprowadziła instytucję, która ma zmienić postrzeganie administracji w oczach obywateli. Mediacja w postępowaniu administracyjnym ma zagwarantować uczestnictwo społeczeństwa w sprawowaniu władztwa administracyjnego.

Mediacja w postępowaniu administracyjnym to niekonfrontacyjny sposób doprowadzenia do załatwienia sprawy przy udziale bezstronnego i neutralnego mediatora. Mediacja zakłada dopuszczalność pozasądowego sposobu porozumienia się zarówno pomiędzy stronami postępowania, jak również miedzy stroną a organem administracyjnym. Szczegółowo została opisana w przepisach art. 96a – 96n Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej jako k.p.a.).

Charakterystyka postępowania mediacyjnego

Zgodnie z art. 96a § 1 k.p.a. mediacje można wszcząć we wszystkich sprawach, których charakter na to pozwala. Mediacja charakteryzuje się zasadami dobrowolności, poufności, bezstronności oraz neutralności. Co więcej strony mają możliwość wyboru mediatora.

Ustawa nakłada na organ administracyjny obowiązek zawiadomienia z urzędu stron o możliwości przeprowadzenia mediacji. Zawiadomienie musi zawierać pouczenie o zasadach prowadzenia mediacji, w tym o możliwości wybrania osoby mediatora przez strony i o zasadach ponoszenia jej kosztów. Strona ma 14 dni na wyrażenie zgody na mediację. Oznacza to, że to strony decydują o tym czy chcą w postępowaniu uczestniczyć, mogą ją również przerwać na każdym etapie, bez ponoszenia negatywnych konsekwencji.

Zgodnie z k.p.a. organ administracji publicznej, kierując sprawę do mediacji, odracza rozpatrzenie sprawy na okres do dwóch miesięcy. W określonych przypadkach termin ten może być przedłużony nie dłużej niż o miesiąc. Jeśli cele mediacji nie zostaną osiągnięte w tym czasie organ administracji publicznej wydaje postanowienie o zakończeniu mediacji i załatwia sprawę.

Czytaj też: Polubowny Sąd Konsumencki – w jaki sposób może Ci pomóc?

Kto może być mediatorem?

Ustawa wprowadza zakaz pełnienia roli mediatora przez pracownika organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie pierwotne. Poza powyższym wyjątkiem postępowanie mediacyjne może prowadzić każda osoba fizyczna o pełnej zdolności do czynności prawnych, korzystająca z pełni praw publicznych. Osobę tą wskazują uczestnicy mediacji, a jeżeli tego nie uczynią, dokonuje tego organ administracyjny. Oznacza to, że mediator nie musi posiadać określonych kwalifikacji.

Co więcej, uczestnicy mediacji mogą nie wyrazić zgody na zapoznanie się przez mediatora z aktami sprawy. Mają na to 7 dni, licząc od dnia ogłoszenia lub doręczenia im postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji.

Poufność postępowania mediacyjnego

Najistotniejszą cechą mediacji jest obowiązująca ją zasada poufności. Strony, organ administracyjny, mediator, jak i inne osoby uczestniczące są obowiązani do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, o których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji. Tajemnica obowiązuje również po zakończeniu postępowania. K.p.a. dopuszcza jednak możliwość uchylenia tego zakazu, jeśli uczestnicy tak postanowią.

Jedynym dokumentem o charakterze jawnym jest protokół z przebiegu mediacji, który mediator ma obowiązek przedłożyć organowi administracji publicznej po przeprowadzeniu postępowania. Zostaje on włączony do akt sprawy, a jego odpis doręczony stronom postępowania.

Zakończenie mediacji

Jeśli osiągnięto cele mediacji, w protokole z mediacji zapisane zostają ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy. To załatwienie sprawy następuje w formie decyzji albo zatwierdzenia ugody.

Jeżeli cel mediacji nie zostanie osiągnięty, wówczas wydawane jest postanowienie o zakończeniu mediacji i organ załatwia sprawę na zasadach ogólnych.

Zgodność postanowienia mediacyjnego z prawem gwarantuje fakt, iż organ administracyjny musi zatwierdzić ugodę zawartą przed mediatorem. Jeżeli jednak ugoda zostanie zawarta z naruszeniem prawa, interesem społecznym lub słusznym interesem stron, organ będzie zmuszony oddalić takie porozumienie.

Obowiązek załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa wyłącza co do zasady możliwość prowadzenia mediacji w sprawach regulowanych przepisami bezwzględnie obowiązującymi, które nie pozostawiają organowi możliwości stosowania uznania administracyjnego.

Ważne! Po przeprowadzeniu mediacji sprawa nie może zostać załatwiona w sposób sprzeczny z prawem. Organ administracyjny jest związany tylko tymi ustaleniami z mediacji, które zostały podjęte w granicach obowiązującego prawa. Na ogólnych zasadach organ zatwierdza także ugodę zawartą przed mediatorem albo w wyniku mediacji.

 

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz.U. 2017 poz. 935).
  • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U.2018.0.2096).

 

Autor Radosław Pilarski